Zjednodušení zásad a postupů v podnikovém prostředí může být obtížné. Ať už se jedná o výrobní závod nebo jen o malou kancelář, bude mít prospěch ze zjednodušení všech postupů a postupů, kterými se společnost zabývá. Tento projekt je obtížné pro jednu osobu, která se bude řídit ve velkém měřítku. Vzhledem k tomu, že tento proces vyžaduje studium všech úrovní společnosti, může to trvat několik let, než bude úkol plně dokončen.
Vyzkoušejte všechny zásady a postupy, které se vyskytují ve vaší společnosti nebo ve společnosti, pro kterou pracujete. Udělejte několik dní, abyste sledovali každé oddělení společnosti a jaké politiky a postupy dělají každý den.
Vezměte si na vědomí veškeré postupy a politiky, které jsou nadbytečné nebo zpomalují produktivitu zaměstnanců. Zjistěte, jak dlouho trvá schválení úkolů spolu s licencí, notáři nebo soudy.
Vyhodnoťte jednotlivé zásady a postupy pro efektivnost nákladů, efektivitu a nezbytnost.
Vytvořte nový plán a postup, který eliminuje zbytečné administrativní úkony, schválení nebo papírování. Zaměstnanci například mohou zadávat data do tabulky a odesílat je elektronickou poštou spíše než vytisknout vytištěnou kopii.
Vezměte na vědomí veškeré duplicitní procesy, které se ve společnosti objevují, například při přezkoumání projektu několika různými lidmi. Odstraňte co nejvíce duplicitních kroků. Například projekt, který je recenzován několika lidmi, může potřebovat pouze jednu kvalifikovanou recenzi.
Požádejte zaměstnance, manažery a dokonce i externí partnery, kteří s firmou pracují, co by změnili ohledně zásad a postupů této společnosti. To může přinést spoustu vadných zásad k osvětlení a pomoci vytvořit společnost, na které jsou všechny úrovně spokojeny.
Najděte nejrychlejší a nejjednodušší způsob dokončení úkolů tím, že budete sledovat několik zaměstnanců, kteří budou vykonávat stejný úkol. Jakmile zjistíte ideální způsob provádění tohoto úkolu, vycvičte všechny ostatní zaměstnance, abyste tento úkol dokončili tímto způsobem.
Opravte a upgradujte veškerá zařízení, stroje a počítače ve firmě. Tím se sníží neproduktivní doba a pomůže se urychlit konečný proces.
Zkontrolujte všechny příručky a výcvikové dokumenty. Zjednodušte celý jazyk a odstraňte všechny nepotřebné části příručky, abyste poskytli jasný a stručný standard pro dokončení úkolů.
Shromažďujte všechna data a poté vytvořte návrh na odstranění nepotřebných politik a postupů. Prezentujte údaje majitelům společnosti tak, aby mohly určit, které změny mají být implementovány.
