Pokladní zprávy jsou zásadní součástí organizace financí podniku nebo organizace. Musí vycházet ze základního vzorce, ale mimo tento vzorec jsou to flexibilní dokumenty, které se mohou měnit, aby vyhovovaly specifickým potřebám.
Základní vzorec
Určete počáteční vyvážení. Jedná se o částku peněz, kterou organizace měla na začátku období pokladny (zpravidla se provádí čtvrtletně nebo rok). Obecným formátem je umístit v levém sloupci frázi "Staring Balance" a poté položit částku (například "3500.24") bez znaménka dolaru v pravém sloupci.
Určete výdaje. Co organizaci vynakládala v době pokladny? Uspořádejte výdaje do přehledných a snadno srozumitelných kategorií, jako je "Dodávky" nebo "Získávání finančních prostředků", a poté podrobně uveďte všechny jednotlivé výdaje pod touto kategorií.
Určete iIncome. Vaše organizace vydělala nějaké peníze? Pokud tomu tak je, umístěte zdroj příjmů (například "Bake Sale") do levého sloupce a poté dejte přesné částky vpravo (například "875.00").
Určete konečnou bilanci. Vzorec pro toto je "Počáteční zůstatek" mínus "Výdaje" plus "Příjem" se rovná "Konečný zůstatek". "Konečný zůstatek" by měl být v levém sloupci s celkovou částkou vpravo.
Zadejte zprávu. Zpráva by měla být napsána na hlavičce organizace. "Pokladní zpráva" by měla být umístěna v horní části stránky pod hlavičkou hlavičkového papíru. Uveďte období výkazu na levé straně stránky. "Počáteční rovnováha", "Výdaje", "Příjem" a "Konečný zůstatek" by měly být uvedeny na levém sloupci tučným písmem, přičemž příslušné údaje jsou uvedeny níže.
Zapsat a přidat přílohy. Celé jméno a pozice pokladníka by měla zprávu ukončit. Pokladník by měl zprávu podepsat a ke zprávě přiložit kopie veškerých podpůrných dokumentů, např. Výpisy z bank, zprávy o získávání finančních prostředků.
