Pokladník společnosti, organizace nebo jiné skupiny sleduje rozpočet a výdaje skupiny. Pokud máte práci trenéra, jste odpovědný za sestavení a předložení zprávy na schůzích správní rady. Existuje několik položek, které musíte zahrnout do tohoto přehledu, včetně odhadu výdajů za časové období a současných podílů skupiny.
Připravte před schůzkou písemnou verzi zprávy. Tato zpráva by měla obsahovat čtyři položky: zůstatek na začátku období, výnosy za období, výdaje za období a zůstatek na konci období. Vytiskněte kopii pro každého člena, který bude přítomen, plus několik doplňků a rozdávejte před zahájením prezentace.
Uveďte zůstatek všech účtů, které vaši skupina nebo společnost vlastnila na začátku období od vašeho posledního zasedání. Toto číslo by mělo být celkem dolarů všech účtů. Nezapočítávejte centy, aby bylo číslo snadno zobrazitelné a pamatovat. To nabídne dobrý výchozí bod pro zbytek zprávy.
Uveďte příjem nebo peníze, které jste za tuto dobu přijali. Pokud pracujete v organizaci, kde je příjem stejný nebo podobný každý měsíc, nemusíte o tom hloubět. Pokud máte velký zdroj příjmů, který není typický, budete muset vysvětlit, odkud pocházejí tyto peníze.
Vysvětlete výdaje, které měla vaše skupina za danou dobu. Stejně jako příchozí finanční prostředky nemusí být vyslané finanční prostředky podrobně vysvětleny, pokud se jedná o opakující se výdaje, o nichž rada ví, například o účtech za veřejné služby nebo o mzdách pracovníků. Pokud se vyskytují velké náklady, které jsou neobvyklé, ujistěte se, že vysvětlete, jaké náklady byly a proč byly nezbytné.
Uveďte zůstatek všech účtů, včetně hotovosti a investic, jako svůj závěr. Toto číslo je to, co členové představenstva použijí jako základ pro rozhodnutí o výdajích během schůzky. Před dokončením se zeptejte, zda někdo potřebuje nějaké vysvětlení.
