Možná budete požádáni o poskytnutí obchodního referenčního dopisu pro společnost, s níž jste v minulosti pracovali. Vaše připomínky mohou být vyžadovány pro potvrzení provozní spolehlivosti společnosti a schopnost uspokojivého výkonu. Základní šablona dopisu vám může pomoci naplánovat a zpracovat přemýšlivý obchodní referenční dopis. V něm byste měli pravdivě a citlivě komentovat kvalitu a schopnosti podniku a poskytovat co nejvíce užitečných informací. Poctivost je nejlepší politika, ale ve svém dopise vždy nabídněte ohleduplné a profesionální připomínky.
Uveďte konkrétní podrobnosti o vašem vztahu k předmětu podnikání, jako jsou služby, které jste použili, kdy a jak dlouho. Rovněž objasněte, proč píšete písmeno. Například: "Je mi potěšením doporučit XYZ Catering Service. Společnost XYZ se za poslední tři a půl roku věnuje výhradně všem našim seminářům s obědem a školením."
Poskytněte informace o výkonu společnosti a dalších informacích, které mohou pomoci čtenáři. Můžete například napsat: "Více než jen prodejce, XYZ je pro nás spolehlivým a kreativním partnerem. Společnost nám pomohla naplánovat a realizovat více než sto cenově dostupných, vysoce kvalitních menu pro obědové funkce, které hostujeme alespoň jednou týdně u našich vedoucích pracovníků, klientů a zaměstnanců. Jiní zákazníci XYZ v naší oblasti, jako jsou ABC a DEF, nám opakovaně poděkovali za to, že jim doporučujeme XYZ."
Popište silné stránky společnosti konkrétně. Čím jasnější jsou vaše připomínky, tím lépe - nepodložená chvála může bumerang a naznačuje neomylnost, zkreslení nebo nepravdivost. Místo toho, že prostě říkáte, že podnik nabízí kvalitní produkty a služby, napište: "Možnosti nabídky XYZ jsou důsledně dobře naplánovány, dobře připravené a vkusně doplněny. Usnadňují nám změny v poslední chvíli, například přidání speciálních vegetariánských obědových krabiček pro nečekané hosty. Ve všech těchto letech nás personál XYZ nikdy nedovolil. Důsledně dorazí 15 minut před časem, aby připravili příležitostné rozšíření předtím, než dorazí naše skupina, doplněná speciálními ohřívači potravin, chladiče nápojů a dokonce i květinovými akcenty."
Budete blízko k souhrnu silných stránek společnosti, následované jasným doporučením. Například můžete napsat: "V naší 12-leté historii jsme použili mnoho restaurací - XYZ rozhodně zdvihl tyčinku. Bylo by těžké nalézt jakoukoli jinou společnost pro naše potřeby v oblasti stravování a bezvýhradně doporučujeme XYZ."
Tipy
-
Nebuďte příliš krátká, ale nezapomeňte. Vyhněte se používání superlativního, obecného nebo vyčerpávajícího jazyka. Spíše než popisovat znak s pouhým přídavným jménem, uveďte příklad toho, jak společnost tuto vlastnost prokázala.
Uveďte e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, pokud chcete, abyste měli k dispozici další informace o firmě.
Formátujte své písmeno ve formátu bloku. Pak důkaz a pravopis ověříte svůj dopis před jeho odesláním.
Varování
Občas můžete být vyzváni, abyste doporučili nebo odkázali společnost, kterou nemůžete pravdivě doporučit. Zamítněte žádost diplomaticky, jak můžete. Pokud se nemůžete z toho dostat, pak si své připomínky napíšete taktně. Zdůrazněte pozitivní zaměření svých komentářů na to, co společnost může dělat spíše než to, co nemůže.
