Zatímco digitální věk vytváří méně papíru, elektronická náročnost na ukládání dat roste. Pokyny stanovené organizačním managementem pro vytváření, přístup, ukládání a případné zničení záznamů diktují podmínky životního cyklu elektronických záznamů. Životní cyklus elektronických záznamů zahrnuje vytvoření, použití, skladování a likvidaci pro většinu obchodních a vládních subjektů. Některé organizace archivují určité záznamy považované za neocenitelné, jako poslední fázi životního cyklu, kdy nejsou zničeny.
Tvorba
Jedním z největších problémů pro každý elektronický systém řízení je dokumentovat vznik nových záznamů logickým a konzistentním způsobem pro budoucí použití, vyhledávání a ukládání. Co představuje rekord, je stanoven politickou příručkou organizace, která je zapsána na základě federálních a státních předpisů. Pokud je správně identifikován na začátku životního cyklu, záznam je snadno dostupný, dokud neuplyne doba použitelnosti záznamu a bude zničena. V závislosti na organizaci jsou některé záznamy automaticky vytvořeny systémem při zadávání určitých dat do počítače. Jiné systémy vyžadují, aby jednotlivec vytvořil záznam ručně.
Použití
Jakmile je záznam vytvořen elektronicky, je normálně distribuován a používán jako informační nástroj pro obchodní nebo vládní účely. Z tohoto důvodu jsou záznamy uloženy v úložišti pro snadný přístup. Zatímco je aktivní, většina záznamů je uskladněna, ale je přístupná prostřednictvím databáze s identifikačními informacemi, které označují záznam.
Skladování a údržba
Po použití souboru, který již není potřeba pravidelně, je záznam často uložen jako neaktivní. Záznamy musí být uloženy k přístupu před jejich zničením podle pravidel uvedených v organizační politice. Důvodem takového důrazu na správné ukládání se týká problematiky ochrany soukromí. Obezřetná organizační politika řeší bezpečnost jako hlavní součást odpovědné údržby záznamů.
Dispozice
Záznamy musí být přístupné po určitý počet let k dodržování federálních a státních zákonů. Většina organizační politiky týkající se uchovávání a likvidace záznamů používá federální a státní statut jako minimální požadavky na uchovávání záznamů. Firmy vedou záznamy pro účely vedení soudních sporů v případě, že jsou nuceny bránit určité obchodní činnosti, které byly podniknuty v minulosti. Způsoby odstraňování záznamů mají zásadní význam. Vzhledem k tomu, že elektronické soubory lze obnovit v odborných rukou, je důležité, aby byly vymazány elektronické soubory bez jakéhokoli možného způsobu získání informací.
