Více než kdy jindy, dnešní manažeři musí být efektivními komunikátory - nejen s těmi, kteří vidí tváří v tvář, ale také s těmi, kteří pracují z domácích nebo satelitních kanceláří. Pokud vám padne, abyste představili dva lidi, kteří se "setkávají" prostřednictvím e-mailu, uděláte to, co se stalo známým jako "virtuální úvod". Bez přínosu výrazů a inflexí obličeje je důležité přijmout vhodným tónem a pečlivě zvolte své slovo, za předpokladu, že budou prozkoumány co nejvíce za to, co zahrnujete jako to, co vynecháte.
Znáte své publikum, ale zůstaňte věrni svému účelu. Jedna osoba musí být uvedena jako první, druhá druhá, takže si vyberte příkaz s opatrností. Například, pokud představujete spisovatele a editora, který bude pracovat společně na projektu, je vhodné nejprve představit vedoucí osobu. Pokud si oba lidé udrží stejný status, ale jeden má více seniority, zmiňte tuto osobu jako první.
Začněte tím, že vysvětlíte, proč děláte úvod. Vyberte si tón, který odráží vaši misi, protože věděl, že to může také nastavit tenor vztahu, kterou se snažíte vytvořit. Váš tón by měl odrážet váš manažerský styl a jemně předávat vaše očekávání. Můžete například říci, že jste "potěšeni, že vytvoříte spojení mezi dvěma talentovanými členy týmu, kteří by jinak neměli možnost pracovat společně".
Věnujte stejný čas každé osobě, zdůrazněte klíčové body o jejich pozadí a příslušné talenty. Možná byste chtěli napsat jeden odstavec o každé osobě, končit s kontaktními informacemi této osoby. Držte oči vycvičené na tónu; pokud vystupujete kolem jedné osoby, ujistěte se, že vyčerpáte o druhé.
Uveďte své očekávání. Pokud chcete, aby mluvili telefonicky, řekněte to. A poskytněte jim lhůtu. Určete jednu osobu, aby se ujala iniciativy a podala vám zprávu o úspěšném kontaktu.
Zavřete svůj virtuální úvod pozitivně - pravděpodobně stejným způsobem, jakým jste ho začali. Podtrhněte své naděje na produkční spolupráci. Pokud přenášíte pozitivní energii, měla by být nakažlivá.
Tipy
-
Stejně jako u všech typů psaní, nepřecházejte virtuální úvod. Stojí to za to, že ho odložíte stranou, obrátíte se na další úkoly a pak se k němu vrátíte čerstvým očkem. Zkuste to přečíst z pohledu každého člověka, přezkoumat své slovo a provést nějaké revize před odesláním.
