Vyrovnání kilometrů v Kalifornii se řídí jak zákoníkem práce, § 2802, tak zákonem č. 8, oddíl 13700-13702. Pokud zaměstnavatel z Kalifornie vyžaduje, aby zaměstnanec řídil službu v oficiální společnosti, musí buď poskytnout zaměstnanci vozidlo, které je kryto všemi výdaji, nebo zaměstnancem uhradit náklady na řízení. Kalifornský zákon poskytuje zaměstnavatelům určitou pružnost při přesném určování toho, jak zaměstnancům uhradit náklady na kilometry a náklady spojené s řízením.
Základní náhrady za kilometry
Podle kalifornského zákona je uhrazení počtu kilometrů definováno jako částka vyplacená zaměstnancům za všechny "nezbytné náklady vzniklé při provozu vozidel poskytovaných zaměstnancem za účelem práce". Vyplacení kilometrů není omezeno na náklady na plyn, ale musí zaměstnanci kompenzovat další faktory, jako je odpis vozidla, opravy a náklady na pojištění. Pravidelné dojíždění zaměstnance není kompenzovatelné, pokud zaměstnavatel neomezuje zaměstnance během dojížďky, vyžaduje, aby byl zaměstnanec k dispozici pro práci nebo aby ho vedl k práci na cestě. Kalifornské zákony vyžadují, aby zaměstnavatel vedl denní záznamy o hrazeném počtu kilometrů, a také mandáty, aby platby na úhradu byly provedeny do konce měsíce následujícího po měsíci, ve kterém došlo k jízdě nebo kdy zaměstnanec podal žádost. V rozsudku Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) soud zjistil, že existují tři přijatelné způsoby, jak může zaměstnavatel Kalifornie uhradit výdaje na kilometry - metodu "skutečného výdaje", metodu "úhrady kilometrů" "metoda.
Metoda skutečných nákladů
V metodě skutečných nákladů musí zaměstnanci předložit zaměstnavateli podrobné výkazy výdajů. Tyto záznamy by zahrnovaly skutečné výdaje za každou z náhradních složek provozování vozidla a měly by zahrnovat i poměrné náklady, jako jsou pneumatiky, ropa, pojištění a odpisy. Zaměstnanec by musel vypočítat část celkové doby řízení, která se vztahovala k práci, a tento procentní podíl vypočítat pro výpočet odměřených částek. Zaměstnanec by také poskytoval náklady na plyn. Zatímco tato metoda je pravděpodobně nejpřesnější, vyžaduje detailní hlášení zaměstnance a časově náročnou faktickou kontrolu ze strany zaměstnavatele.
Metoda "náhrady za kilometry"
Aby se mírně snížilo zpravodajské zatížení, ale zaměstnance mohou i nadále poskytovat spravedlivé úhrady, mohou zaměstnavatelé použít metodu úhrady kilometrů. Tato metoda umožňuje měsíční úhradu nákladů založených na míře úhrady počtu kilometrů, kterou kalifornské ministerstvo pro vymáhání pracovních norem uvedlo, je rozumnou mírou úhrady všech nákladů vzniklých při řízení. Pokud zaměstnanci nebo zaměstnavatel nesouhlasí s tím, že sazba je přijatelná, může se platba lišit od sazby IRS, avšak břemeno je na žalující straně, aby prokázalo, proč by to mělo být. Podle způsobu proplácení na kilometry musí být stále uchovávány záznamy o každé mílené jízdě a datum jízdy.
Metoda "paušální sumy"
Metoda "jednorázové platby" umožňuje zaměstnavateli poskytnout zaměstnancem náhradu výdajů na jízdu zvýšením celkové kompenzace. Mohlo by to být určitá platba - často nazývaná "automatický příspěvek" - nebo zvýšení základního vyrovnání. Pokud zaměstnavatel zvýší základnu nebo provizi, je povinností zaměstnavatele určit částku náhrady, která je určena k tomu, aby zaměstnanci nahradil náklady na dopravu. Možnost paušální částky může být vhodná tam, kde zaměstnanci často provádějí stejné cesty z pracovních důvodů.
