Je často nákladově efektivní, aby zaměstnavatel požádal zaměstnance, aby řídili své vlastní vozy, když pracují, než aby investovali do firemních vozidel. To ale ukládá zaměstnanci náklady. Organizace často placené náhrady za kilometry, aby přilákaly a udržovaly dobré pracovníky. Následující pokyny pro interní výnosy za úhradu provozních nákladů vozidla na základě počtu kilometrů poskytují zaměstnavateli i zaměstnance významné daňové výhody.
Základní údaje o náhradách za kilometry
Každý rok zveřejňuje IRS aktualizovanou standardní sazbu pro úhradu odčitatelného odpočtu. Tato sazba odráží průměrné náklady na provoz motorových vozidel, jako jsou automobily, dodávky a SUV. Například standardní sazba pro rok 2015 činí 57,5 centů za kilometr. IRS nastaví sazbu na úroveň, která pokrývá nejen benzín, ale běžné provozní náklady včetně pojištění, licencí a údržby. Zaměstnavatelé mohou sledovat skutečné náklady na vozidlo, ale obecně ne, protože používání standardní sazby činí zbytečné vedení záznamů. Standardní sazba nezahrnuje položky jako poplatky za parkování nebo mýtné. Zaměstnavatelé mohou tyto náklady uhradit jako provozní výdaje, ale musí být zpracovávány jako samostatné položky.
Přípustné obchodní cesty
Zaměstnavatelé mohou platit výdaje na kilometry, které jsou osvobozeny od daně, pouze za řízení spojené s prací. To znamená, že zaměstnanec nesmí provádět osobní záležitosti a stále si nárokovat výlet jako obchodní výdaje. Například, cesta k setkání s klienty je odpočitatelná, ale při boční cestě, aby se osobní bankovní vklad není. Navíc, každý den jezdíte mezi prací a domem není odpočitatelné cestování. Někdy zaměstnavatelé předplacené kilometry, zejména pro dlouhé pracovní cesty. Když se tak stane, musí zaměstnanec vrátit veškerou nevyužitou částku.
Sledování služebních výletů
Požadavky na dokumentaci k úhradě počtu kilometrů IRS jsou jednoduché, když se používá standardní sazba. Je tomu tak proto, že standardní sazba pokrývá všechny běžné provozní náklady, takže zaměstnavatel není povinen sledovat náklady, jako je plyn a opravy. Zaměstnanec musí poskytnout záznam o pracovních cestách. Obvykle uchovávají záznam o kilometrech a musí je pravidelně předkládat k úhradě. Každá položka záznamu musí obsahovat počáteční a konečné údaje kilometrů. Zápisy musí rovněž obsahovat stručný popis cíle a cíle cesty.
Náhrady a daně
Pokud zaměstnavatel vyplácí zaměstnance více, než je povolená částka, přebytek je zdanitelnou náhradou a musí jít na zaměstnance W-2 jako takový. V opačném případě je náhrada počtu kilometrů za zaměstnatelné náklady, které lze odečíst. Zaměstnanec nemá žádnou daňovou povinnost za úhradu až do standardní sazby a peníze nejsou na W-2 uvedeny jako náhrada. Pokud se zaměstnavatelé rozhodnou zaplatit menší částku, mohou zaměstnanci odečíst rozdíl z daňových přiznání.
