Jak psát hovořící body

Hovořící body obsahují hlavní fakta a nápady týkající se konkrétního tématu nebo události. Vysoce používaný v oblasti vztahů s veřejností a komunikací, mluvené dokumenty pomáhají těm, kteří mají odpovědnost za mluvení veřejnosti, poskytovat jasné, přesné a konzistentní informace. Hovořící body se používají jak k oslovení veřejnosti, aby poskytovaly informace a reagovaly na veřejné dotazy během krizových situací. Tím, že "mluví jedním hlasem" pomocí sdíleného papíru pro rozhovory, může organizace zvýšit efektivitu svého komunikačního programu.

Psaní hovořících bodů

Než začnete pracovat s papírem na rozhovor, musíte mít jistotu, že máte přesné informace. Vyhledejte ty, kteří jsou nejvíce zapojeni. Například, pokud potřebujete vytvořit body pro rozhovor týkající se problému s rozpočtem, mluvte přímo s vedoucím představitelem s dohledem nad rozpočtem. Nespoléhejte se na slovo z úst. Zeptejte se zdrojových detailních otázek a požádejte, aby se pokusila "nepodrobit" nebo navrhnout detaily. Ujistěte se, že budete mít podrobné poznámky.

Váš příspěvek bude obsahovat řadu kuličkových bodů, každá s jednou nebo více větami, které následují. Není třeba úvod nebo jiný text. Název: "Informace pro veřejnost". Neznačujte papír pro rozhovory jako "důvěrné". Nesnažíte se skrýt nic a informace na papíře pro mluvení jsou pro veřejnost.

Začněte s fakty: kdo, co, kde a kdy. Dejte se do obličeje člověka bez znalosti vašeho podnikání nebo organizace, jeho historie nebo nedávné činnosti. Váš první odrážka by měla jednoduše uvést fakta o situaci. Například: "Dne 1. července společnost X sníží 30 procent svých domácích pracovníků v závodech v Oregonu a v Idaho." Tyto základní informace jsou poskytovány v místech rozhovoru tak, aby ti, kdo doručují informace, nepochybně nedopustili věcné chyby, což vedlo k nejasnostem.

Dalších několik kuliček by mělo poskytnout podrobnější informace o procesu nebo činnosti. Pokud váš papír hovorí na negativní událost, sdílejte pozitivní informace, ale nepokoušejte se podcenit negativy. Média a veřejnost budou chtít informace o podrobnostech. Například: "Jaký je postup při oznamování pracovníků, kdy budou ukončeny? Bude existovat odstupné nebo rekvalifikace?" Snažte se tyto otázky předvídat a připravit odpovědi. Nezapomeňte, že znění, které zvolíte pro každý z těchto bodů, budou znovu použity těmi, kteří doručují zprávy.

Závěrečné body shrnutí dokumentu o rozhovorech by se měly zaměřit na základní poselství, které chcete, aby váš řečník odešel. To může být klíčová skutečnost, plán nebo vize. Například: "Jsme zklamaní problémy, které známe rodiny v důsledku tohoto rozhodnutí, ale doufají v hospodářské oživení, že to budou krátkodobé škrty." V žádném případě nezahrnujte do svých rozhovorů body, které nechcete, aby váš mluvčí vydělal. Hovorové body nejsou soukromé dokumenty a mohou být přečteny médii.

Poté, co jste dokončili svůj diskusní příspěvek, setkat se se zúčastněnými osobami a se svými vedoucími představiteli ve vaší organizaci k přezkoumání. Zahrňte jakoukoli zpětnou vazbu a vytvořte distribuční seznam, který bude zahrnovat ty, kteří budou pravděpodobně požádáni, aby mluvili nebo sdíleli informace s veřejností. To může zahrnovat výkonného nebo vedoucího účastníka, mluvčího, další osoby zapojené do komunikace ve vaší organizaci a zaměstnanci s úlohami, které zahrnují veřejnost.