Matrice distribuce dokumentů vám poskytuje vizuální odkaz, jak zjistit, jak komunikovat se širokým okruhem lidí. Tyto matice jsou užitečné v obchodě, škole a jiné organizaci, která komunikuje prostřednictvím tištěných nebo počítačových dokumentů. Počítačové tabulkové nástroje, jako například Excel, Čísla, 1-2-3 nebo Calc, jsou nejlepší nástroje pro vytváření matice distribuce dokumentů, ale můžete použít libovolný software, který vám umožní vytvářet tabulky. Je-li vaše organizace malá, můžete mít matici vytaženou ručně.
Spusťte nový sešit v programu tabulky nebo nastavte novou tabulku v programu pro zpracování textu. Programy tabulkových procesorů dokáží zpracovávat více dat než tabulky, proto vyberte tento formát, pokud máte tuto možnost.
Seznamte se s každým typem dokumentu, který používáte ve vaší organizaci, v horním řádku tabulky a začněte ve druhém sloupci. Typy dokumentů pro obecnou matici mohou obsahovat kalendáře, minuty zasedání, výkazy příjmů a zvláštní bulletiny. Pokud je vaše matice pro konkrétní projekt, seznamte se s jednotlivými dokumenty souvisejícími s projektem spíše než s kategoriemi dokumentů. Například matice dokumentů stavebních projektů by mohla obsahovat položky jako elektrické výkresy, architektonické výkresy, vyvýšení a kopie specifických povolení.
Seznamte se se všemi členy vaší firmy nebo organizace v prvním sloupci na levé straně tabulky a začněte ve druhém řádku. Pokud je to vhodné, rozdělte lidi do kategorií. Například v malém obchodním matice mohou být kategoriemi "Management" se všemi vedoucími pracovníky uvedenými abecedně pod nadpisem kategorie "Zaměstnanci" s abecedně uvedenými slovy "Klienti" s abecedně uvedenými a "Marketing" se všemi vaše externí marketingové kontakty jsou uvedeny.
Zkontrolujte řádek a sloupec záhlaví, abyste zajistili, že oba seznamy budou dokončeny. Pokud to usnadňuje prohlížení matice, přidejte stínování do řádků kategorií členů, abyste měli přestávku mezi typy lidí, kteří obdrželi dokumentaci.
Vypracujte první sloupec dokumentu, který bude ve většině tabulkových programů sloupec B, a umístěte "e" do buňky vedle jména osoby, která by měla tento dokument obdržet elektronicky. Umístěte "p" do buňky vedle osoby, která by měla obdržet papírovou kopii tohoto dokumentu. Pokud by tento dokument neměl obdržet, ponechte prázdnou buňku vedle jeho jména. Pokud vaše potřeby jsou složitější, upravte notaci podle vaší organizace. Například můžete zadat "2 kopie papíru" nebo "p-2" pro označení více kopií. Dokud všichni ve vaší organizaci rozumí notaci, použijte jakoukoli metodu, která pro vás pracuje.
Postup opakujte pro každý sloupec, seznamte se s označením papíru a elektronických kopií. Tím se dokončí matice distribuce dokumentů.
Vytvoření hypertextových odkazů z listu distribuční matice dokumentů do kontaktní databáze kontaktů, pokud je to možné. To vám umožní kliknout na jméno v matici a otevřít tak kontaktní osobu, abyste mohli snadno odeslat elektronické nebo papírové kopie. Podívejte se, jak to udělat, v souboru "Nápověda" tabulkového procesoru.
Tipy
-
Můžete také použít matice distribuce dokumentů k zaznamenávání uložených dokumentů. V takovém případě zadejte seznam dokumentů v prvním sloupci a umístění v úložišti v horní části, například "Webový server", "Hlavní kancelářský archiv 1", "Příjemový počítač" a tak dále. Umístěte "X" do buňky, kde se setkává řádek názvu dokumentu a sloupec umístění úložiště.
