Technický návrh je jedním z nejdůležitějších úkolů v oblasti obchodního nebo technického psaní. Dobře napsaný návrh může zajistit vaší organizaci nový prodejní klient, velký projekt nebo grantové financování pro výzkum nebo jiné aktivity. Pro mnohé organizace jsou pro jejich pokračující úspěchy nezbytné účinné technické návrhy.
Položky, které budete potřebovat
-
Žádost o předkládání návrhů (RFP)
-
Software pro zpracování slov
Podrobně si prostudujte žádost o předkládání návrhů. Mnoho organizací posílá RFP, když chtějí návrhy na produkt nebo službu. Projekty RFP obsahují pokyny ohledně toho, co by měly návrhy pokrývat, jak a kdy a komu by měly být předloženy. Dobrý návrh by se neměl odchýlit od pokynů v RFP. Bohužel některé RFP mohou být nejasné a nabízejí málo pokynů. To je obzvláště problematické, když se pokoušíte vypracovat odhady nákladů ve vašem návrhu. Krok 4 nabídne návrhy pro zvládnutí nejasných nebo nejasných RFP.
Naplánujte svůj návrh dříve, než ji zapíšete. Často možná nemusíte vědět více o klientovi nebo zdroji financování, než co je v RFP. Proveďte svůj domácí úkol a zjistěte, co můžete o organizaci a jejích rozhodovacích činitelích. Pak věnujte nějaký čas brainstormingu o potřebách organizace. Návrhy, které vykazují malé nebo žádné porozumění potřebám klienta, často vyplynou z příliš krátkého psaní, aniž by se čas na promýšlení o klientech udělal.
Připravte svůj návrh. Proměnné, jako je velikost a rozsah projektu, stejně jako potenciální klient, který obdrží váš návrh, určí délku a formát. V některých situacích je vhodnější kratší návrh podobný připomínkám. Jiné situace, jako jsou velké projekty nebo návrhy grantů zaslané velkým organizacím, vyžadují delší návrhy napsané jako formální technická zpráva.
Zahrňte do textu návrhu plán rozvrhu zboží nebo úkolů a odhad nákladů. Dodržujte specifikace v RFP. Pokud je RFP nejasná, existuje řada způsobů, jak s tím vypořádat. Jedním z návrhů je nabídnout potenciálnímu klientovi soubor možností, ze kterých si můžete vybrat. Alternativou je vytvořit vlastní předpoklady a specifikovat je v návrhu. Za třetí, můžete kontaktovat potenciálního klienta a zeptat se na mnoho otázek. Mnoho klientů to ocení, protože ukazuje, že vám záleží na projektu.
Uspořádejte návrh takovým způsobem, aby přilákal pozornost čtenářů a zaměřil je na klíčové body. Začněte s abstraktem, který shrnuje váš návrh. Rozbalte podrobnosti, včetně nákladů, v hlavní části návrhu. Ukončete závěr, který zdůrazňuje výhody výběru vaší společnosti. Udržujte abstrakty, souhrny a závěry stručné a bez technického žargonu, aby byly přístupné všem čtenářům bez ohledu na technické znalosti. Vyplňte technické podrobnosti v textu návrhu.
Upravte a zformátujte návrh, ujistěte se, že je bez chyb a že dokument je snadno čitelný. Zdůrazněte, jak váš projekt bude sloužit potřebám klienta. Zvažte vysvětlení kvalifikace klíčových pracovníků pro projekt, který navrhujete. Použijte seznamy (buď s odrážkami nebo čísly) pro zvýraznění klíčových bodů. Použijte nadpisy a podkapitoly pro rozdělení velkých bloků textu.
Tipy
-
Formátujte svůj návrh pomocí abstraktního, tělesného, závěrečného, nebo ABC přístupu.
Stanovte potřebu toho, co se navrhuje.
Buďte realističtí ve svých odhadech nákladů a plánu.
Zaměřte pozornost na závěr - je to vaše šance vytvořit trvalý dojem.
Ujistěte se, že informace o nákladech jsou snadné najít, protože čtenáři budou hledat.
