Interní kontroly poskytují systém kontrol a rovnováhy, které zabraňují úmyslným nebo neúmyslným chybám v zadávání dat, podvodům a krádežím. Silný systém vnitřní kontroly musí zajistit, aby žádný jediný zaměstnanec nebo skupina zaměstnanců neudržovala příliš mnoho kontroly nebo vlivu na peněžní toky, finanční údaje, zásoby a ostatní obchodní aktivum. Oddělovací povinnosti co nejvíce je jedním z nejlepších způsobů, jak chránit vaše podnikání.
Oddělené neslučitelné povinnosti
Kompletní oddělení funkcí odděluje neslučitelné funkce - úkoly nebo činnosti, které poskytují příležitost jednomu nebo více zaměstnancům, aby se dopustili a skryli chyby, podvody nebo krádež. Ústav interních auditorů označuje úschovu majetku, povolení a schválení a záznam a vykazování jako tři klíčové kategorie neslučitelných povinností. Podle interinstitucionální dohody by odpovědnost pracovních postupů měla zabránit tomu, aby jakákoli osoba měla přístup k finančním a hmotným aktivům a odpovědnost za jejich účetnictví.
Zabraňte krádeži a podvodům
Mzdy a nákupy jsou dvě oblasti, které vyžadují oddělení povinností. Na oddělení výplatní listy zabraňte zaměstnancům duchů - někdo zapsaný na mzdovém systému, který však pro vás nepracuje - tím, že zajistí, aby osoba odpovědná za shromažďování a udržování osobních a finančních informací zaměstnanců nezpracovávala ani mzdy. Zabezpečte proti neoprávněnému nákupu nebo zvýhodnění prodejce oddělením příkazů k zadávání objednávek a povolení.
Snižte chyby
Oddělení povinností může pomoci snížit neúmyslné chyby, které ovlivňují vaši spodní hranici. Rozhodujícím příkladem je jmenování vedoucího týmu nebo supervizora pro kontrolu a porovnání transakcí s podpůrnou dokumentací, jako je porovnání pracovních časů zaměstnanců s výkazy mzdových prostředků. Stejně jako povinnosti při zadávání zakázek a oprávnění chrání proti krádežím a podvodům, oddělující tyto povinnosti - a vyžadovat od osoby, která má pověření k povolování, aby dvakrát zkontrolovala součty - může také snížit chyby v zadávání údajů.
Důležitost týkající se malých podniků
Malé podniky s jen málo zaměstnanci nebo s naprostým rozpočtem na pronájem nemohou vždy dosáhnout úplné segregace. V tomto případě jsou nezbytné zmírňující kontroly. Přestože kompenzační kontroly jsou spíše "detektivní" než preventivní, mohou přesto poskytnout přiměřenou jistotu, že oddělení splňuje cíle ke zmírnění rizik. Například přezkoumávání denních a týdenních zpráv, pravidelné rotace povinností, provádění neohlášených spotových kontrol finančních transakcí nebo ohlášeného počtu fyzických inventur a naplánování dvouletých interních auditů jsou dobrou detektivní kontrolou.
