Uspořádání advokátní kanceláře je skvělým prostředkem pro právníky, právní sekretáře a právní asistenty na podporu právníků. V malých advokátních kancelářích se mohou právníci dokonce samy organizovat. Většina advokátních kanceláří má centralizovaný systém podávání a případové spisy jsou odvolávány na advokáty pouze v případě, že jsou potřebné pro případovou práci. Jelikož advokáti tráví čas se svými klienty, účastí na soudních řízeních, ukládáním vkladů a prováděním jiných případových prací, závisí na organizaci úřadů, aby nalezli papíry, pokud je to potřeba.
Perspektivní případy
Každý advokát v advokátní kanceláři potřebuje systém pro sledování informací týkajících se případných případů.Jim Wirken, občanský soudní zástupce a předseda představenstva Wirken Law Group v Kansas City, doporučuje použít formulář nazvaný Prospective New Matter Report. Tento standardní formulář pomáhá advokátovi sledovat informace o potenciálním zákazníkovi, uchovávat si poznámky o konverzacích týkající se záležitosti a zaznamenávat čas strávený konzultací v této záležitosti. Pokud se soubor spisu otevře později, může advokát nebo pomocný pracovník použít tento formulář k vytvoření papírového souboru a nového souboru v databázovém systému řízení případů.
Organizace souborů
Organizace souborů je klíčem k organizaci advokátní kanceláře. Tento proces je důležitý pro organizaci spisů a pro organizaci účetních záznamů. Uspořádání souborů rovněž pomáhá advokátní kanceláři omezit vnímání klientů z nedbalosti a usnadnit zadržení klientů. U archivních dokumentů by měla advokátní kancelář vyvinout systém pro uspořádání jednotlivých složek souborů. Například v každé části souboru by měl být vždy uložen stejný typ dokumentů. V každé sekci mohou dokumenty vyžadovat barevné karty (s čísly nebo daty), které označují, kde začíná a končí každý dokument. Příspěvky by měly být umístěny v chronologickém pořadí, a to buď s nejnovějším dokumentem nahoře nebo v zadní části každé sekce.
Advokátní kancelář může vytvořit průvodce složkou souborů a poskytnout ji všem zaměstnancům. Noví žáci mohou potřebovat školení, aby pochopili průvodce spisy. Advokáti a pracovníci právní podpory by se měli spoléhat na profesionální podatelny pro většinu podání.
Elektronická ukládání dat
Organizace může také použít databázový systém řízení případů k sledování případových a účetních informací. Některé systémy pro správu databází zahrnují schopnost připojit faxy, elektronické dokumenty a naskenované dokumenty do souborů případů v elektronické databázi. Některé databázové systémy jsou obzvláště užitečné pro mimořádné úkoly, například kontrolu, zda má advokát střet zájmů o zastupování klienta (což by mohlo vést k etickému porušení).
Zaměstnanci a advokáti by měli absolvovat školení o tom, jak tento systém správy databáze používat k elektronickému ukládání informací. Advokátní kancelář může chtít omezit profily uživatelů, kteří mohou vkládat nebo mazat záznamy, aby se zabránilo ztrátě důležitých informací o klientovi.
