E-maily a jiné elektronické komunikační prostředky mohou tlačit papírové dopisy na okraj vědomí, ale bylo by to zavádějící, že by bylo umělecké psaní dopisů mrtvé. Naopak, podniky každodenně používají dopisy k zasílání informací, ke sdělování důležitých podmínek zákazníkům a kladení něčeho hmatatelného do rukou příjemce. Polo-formální dopis je vhodný, když znáte příjemce, ale ne jako přítele.
Je polomorfní správný formát?
Při přípravě obchodního dopisu vždy zvažte příjemce. Polo-formální dopis je vhodný, když znáte příjemce nebo s ním pravidelně komunikujete, například účetní, který se stará o vaše vedení účetnictví nebo správce kanceláře vašeho hlavního dodavatele. Pokud vůbec neznáte osobu, zvolte formální styl dopisu. Semi-formální dopisy jsou zdvořilejší než neformální dopisy. Přemýšlejte o nich jako o kříži mezi typem oficiálního dopisu, který můžete napsat vládnímu regulátorovi, a uvolněným stylem dopisu, který můžete napsat příteli.
Postupujte podle standardního formátu obchodního dopisu
Semi-formální dopisy odpovídají standardnímu formátu obchodního dopisu; je to jen jazyk, který upravíte, abyste vytvořili neutrální tón. Vyberte kancelářské potřeby, které jsou vytištěny s obchodním hlavičkovým písmem, a napište jméno příjemce a obchodní adresu v horní levé části stránky. Pokud tedy píšete generálnímu řediteli dodavatelské společnosti, vnitřní adresa by zní:
Paní Catherine Torranceová, generální ředitelka
Společnost Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Dále napište datum ve formátu měsíc-den-rok. V obchodním psaní je obvyklé psát měsíc jako slovo: "28. března 2018."
Zvolte pozvánku
Použijte příjmení příjemce a dvojtečku - "Vážený pan / paní / paní / paní Příjmení:" Pro více adresátů uveďte jména všech příjemců - "Vážená paní Tomakerová, pan Bennett a Dr Toulson-Smith: "Nepište jméno; to je považováno za hrubé. Pokud neznáte jméno příjemce, proveďte nějaký on-line výzkum, abyste ho objevili. Použijte všeobecné pozdravy, jako například "Milý obchodní ředitel:" jen jako poslední možnost. V tomto scénáři by bylo vhodnější oslovit váš dopis "Vážený pane" nebo "Milá paní" a používat formální tón.
Struktura těla pro jasnost
Telo vašeho dopisu by mělo být zdvořilým a neutrálním tónem. Používejte běžná slova namísto formálních slov, například "také" namísto "dále" a "ale" namísto "nicméně". Kontrakce jako "Já jsem", "ne" a "nebude" jsou v polovině formálního dopisu v pořádku, pokud se hodí k domácímu stylu vaší společnosti. Otevřete popisem důvodu, proč píšete a své zbývající body přes dva až čtyři odstavce logickým způsobem, jeden nápad na jeden odstavec. Respektujte čas příjemce a ponechte dopis co nejkratší a co nejdokonalejší.
Napište zdarma zavřít
Máte různé možnosti pro zaokrouhlení polořadovkového dopisu, proto zvolte ze seznamu níže zdvořilé, ale srdečné uzavření:
- S úctou Váš,
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- Srdečně,
- Všechno nejlepší,
Dokončete zadáním svého jména a názvu a pak vytiskněte písmeno a podepište své jméno v mezerě mezi uzavíracím a psaným jménem.
Příklad polopřípravního dopisu
Všechno je uvedeno dohromady, tady je příklad krátkého poloformálního dopisu:
Vážená paní Mearsová:
Píši, abych vás oficiálně zve, abyste se jako hostující řečník a facilitátor semináře na nadcházející konferenci o průmyslovém prodeji v roce 2019.
Téma této konference je "Prodej: Jízda po technologické vlně". Koná se v kongresovém centru Ernest N. Morial v New Orleans od 3. do 5. října 2019.
Pro informaci bude Katerina Houlden z Inteligentního prodeje ústředním otvírákem. Téma její prezentace je "Mastering Sales Big Data". Pokud se přihlásíte na náš konferenční portál na adrese www.indsalescon.net, můžete vidět současný návrh programu a konkrétní témata, která budou projevy a workshopy provizorně pokrývat.
Očekáváme, že účast bude nejvyšší v letošním roce, v oblasti 4 000 delegátů a 80 mluvčích. Byl bych potěšen a oceněn, kdybyste přispěli k této prestižní akci.
Chtěla bych vám, kdybyste mi mohl laskavě odpovědět do 30. května. Odtamtud vám mohu poskytnout jakékoli další informace, které budete potřebovat.
Všechno nejlepší,
Jane Doe
