Diagram příčin a účinků se používá k mapování vztahu mezi výsledkem a faktory, které přispívají k výsledku. Identifikace základních příčin nebo důvodů účinků se provádí pomocí diagramu rybích kostí, který vynalezl Kaoru Ishikawa podle Balanced Scorecard. Použití diagramu příčiny a následku nabízí organizovaný formát, který je snadno čitelný. Rovněž identifikuje oblasti, které potřebují další údaje, a označuje změny v procesu a příčinu.
Definujte účinek tím, že identifikujete a uvedete výsledek. Použijte frázi pro svůj účinek, které uvádí, zda je výsledek pozitivní nebo negativní. Umístěte jej do rámečku napravo a spusťte diagram.
Nakreslete vodorovnou šipku směřující do pole označující efekt. Šipka by měla začínat vlevo od stránky a pokračovat vpravo.
Určete hlavní kategorie, které určují možné příčiny. Používejte 3Ms a P (materiály, metody, strojní zařízení a lidi) nebo 4P (postupy, lidé, politika a zařízení), pokud je to možné, s environmentem jako pátou kategorií, pokud je to nutné. Napište kategorie nad čárou vlevo od pole efektu a nakreslete rámeček kolem každé kategorie.
Vytvořte podřízené kategorie kategorií, které představují faktory nebo příčiny. Umístěte co nejvíce podél čáry z pole kategorie do šipky. Použijte obě strany šipek k udržení příčin.
Umístěte další úrovně detailů podél větví kategorií. Rozšiřte šipky směrem ven a podle potřeby doplňte detaily. Analyzujte diagram příčiny a následku, abyste zjistili příčiny, které je třeba zaostřit a zaokrouhlit.
