Procesní dokumentace je záznam procesů, které firma provádí pravidelně. Obvykle jsou vytvořeny pro školení zaměstnanců, procesní dokumentace a školení mohou někdy trvat daleko od jiných aktivit. Problémy, které způsobily zaměstnanci, kteří nedostávali odpovídající školení nebo kteří nerozuměli správnému způsobu provádění procesu, však mohou také vyloučit čas ze dne.
Integrace
Organizace se skládají ze série procesů integrovaných dohromady, aby dosáhly zastřešujícího cíle. Procesní dokumentace zahrnuje zaznamenávání těchto různých procesů tak, aby organizace pochopily, jak fungují, a také navrhují strategie pro jejich zlepšení.
Jasnost
Procesy musí být zaznamenány jasným a přesvědčivým způsobem, protože tyto procesy mohou také pomoci napravit změny potřebné v tom, jak je zaměstnanci provádějí. Management může někdy vyvíjet procesní dokumentace do školících manuálů pro školení nových zaměstnanců.
Akční
Procesní dokumentace musí být použitelná tak, aby ti, kteří tyto procesy nikdy nevykonávali, mohli udělat. Důvodem, proč jsou některé produkty stejné v celém řetězci, je to, že proces vytváření těchto výrobků - například šálek kávy - byl jasně zdokumentován způsobem, který ostatním umožňoval vytvářet duplikáty produktu. Procesní dokumentace musí být použitelná, aby pomohla manažerům při školení zaměstnanců.
Příčina a následek
Dokumentace procesu by měla být napsána tak, aby jednoznačně definovala příčinu a efekt procesů. Procesy musí být zdokumentovány izolovaně a zdokumentovány, aby vysvětlily, jak se různé procesy vzájemně vztahují. Například organizace může chtít pochopit, jakým způsobem její schůzka ovlivňuje otevřenost diskuse společnosti.
Vynechání
Ti, kteří vytvářejí procesní dokumentaci, si musí také uvědomit, co v dokumentaci procesu vynechat. Například některé procesy jsou tak jednoduché, že nemusí být popsány. Jiné procesy nemusí být nutně prováděny správně vždy.
Proces a školení
Manažeři často mohou kombinovat procesní dokumentaci a školení. Procesní dokumentace může ušetřit čas pro pracovníky, kteří by mohli dělat jiné úkoly místo toho, aby používali čas trénovaný. Procesní dokumentace však vždy neposkytuje dostatečně jasné informace zaměstnancům. Často je třeba jej kombinovat s praktickým školením, které zajistí, že informace budou jasně pochopeny novým zaměstnancem.
