Jednou ze společných forem komunikace v podnikání a vědě je psaní zpráv. Psaní obchodních a technických zpráv vyžaduje písemné a organizační schopnosti, výzkumné schopnosti a schopnost interpretovat data a prezentovat je takovým způsobem, aby odborníci mohli ocenit ještě laik může rozumět. Obchodní a technické zprávy mají mnoho stejných prvků, proto je hlavní rozdíl mezi obchodními zprávami a technickými zprávami.
Určete své publikum a jak budou vaše obchodní a technické informace šířeny. Ať už píšete pro skupinu odborníků nebo sdílíte své odborné znalosti v oblasti podnikání se skupinou studentů, vědí, že vaše publikum pomůže při sestavování informativního, dobře přijatého reportu. Rozhodněte se, zda je vaše zpráva pouze písemnou formou komunikace nebo multimediální prezentace. Pokud používáte technologii, která má prospěch z prezentace, v každém případě obsahují grafy, snímky, videa nebo jiné způsoby, jak ilustrovat některé body vašeho přehledu.
Provádět výzkum typů obchodních zpráv a technických zpráv. Zkontrolujte přehledové vzory a šablony, abyste se seznámili s typem informací, které se očekávají ve vaší obchodní komunikaci.
Načrtněte své téma a zahrnout podtémy, které vám pomohou při výzkumném procesu. Připravte si obrys, abyste se zaměřili na každou sekci a pomohli vám vyhnout se meandrování, což může způsobit neuspořádanou prezentaci. Typické obchodní nebo technické zprávy obsahují následující části: úvod; kvalifikace a tématické pozadí; výzkumné údaje; závěry; a budoucími úvahami.
Připravte první věcnou část vaší obchodní nebo technické zprávy. Začněte s popisem svých kvalifikací, zájmů a důvodů, proč jsou vaše informace cenné. Vysvětlete, jak může vaše publikum využít vaše informace nebo jakým způsobem je třeba interpretovat data. Neříkáte publiku, jak vnímat vaše zjištění nebo jak vytvořit názory o vaší zprávě. Místo toho by vaše zpráva měla začít s kontextem vašich informací. Například pokud píšete o trendech na pracovišti týkajících se práce na dálku, vysvětlete, jak mohou společnosti využít vaše zjištění při formulování telekomunikačních opatření.
Sestavte výsledky výzkumu a data. Organizace výzkumu je nesmírně důležitá, protože vaše publikum zpochybňuje vaše odborné znalosti, pokud předložíte nespolehlivé, zastaralé nebo neplatné poznatky. Ujistěte se, že vaše údaje jsou pro vaše téma zvlášť relevantní a že je restrukturalizujte způsobem, který je srozumitelný.Pokud vaše publikum není složeno pouze z odborníků s hlubokou znalostí technického a obchodního žargonu, udržujte výzkum jednoduchý. Náhradní žargon s termíny, které jsou laikům dobře známy, a shrnují váš zážitek.
Připravte si diskusi o vašich zjištěních, včetně vašich závěrů a navrhovaných způsobů, jak zahrnout vaši zprávu do obchodních nebo technických procesů. Bez toho, aby jste byli rozděleni, vytvořte své poznatky inovativním a tvůrčím způsobem. Obchodní a technické zprávy mají někdy pověst, že jsou nehybné a konzervativní. Kreativní využití vašeho přehledu můžete podpořit zobrazením dat, které mohou publikum, které si myslíte, že mohou v budoucnu používat.
Sestavte části dokumentu v logickém pořadí. Po dokončení každé sekce napište stručný úvod - je snadnější napsat úvod, jakmile budete mít možnost posoudit váš celkový návrh. Váš úvod by měl být stručný. Cílem úvodu je jednoduše poskytnout divákovi pohled na téma vašeho podnikání nebo technické zprávy.
Ponechte si čas vylepšit a upravit svůj přehled. Je to dobrý nápad dát stranou stranou a vrátit se k ní o den nebo dva později s čerstvou sadu očí. Pokud je to možné, požádejte kolegu o přezkoumání vašeho návrhu. Zahrňte návrhy, které považujete za vhodné, k důvěryhodnosti a použitelnosti vašich informací.
