Pokud plánujete pracovat jako sekretář nebo správní asistent, musíte se ujistit, že máte správné dovednosti. Úloha tajemníka a administrativního asistenta se v posledních letech rychle změnila a dovednosti, které jednotlivci potřebují, se také vyvíjely. Pochopení toho, které dovednosti a schopnosti jsou nejdůležitější, může usnadnit a usnadnit hledání práce.
Počítačové dovednosti
Většina sekretářských prací se nyní provádí na počítačích, takže sekretářky musí mít pevné počítačové dovednosti. Mezi tyto dovednosti patří schopnost používat velké kancelářské balíky programů, jako je Microsoft Office. Bývalí sekretáři by se měli seznámit s několika různými verzemi Microsoft Office, protože ne všechny společnosti používají nejnovější verzi.
Dobré komunikační schopnosti
Tajemníci musí mít pevné komunikační dovednosti, a to jak písemně, tak verbálně. Sekretáři jsou často povoláni komunikovat jménem svých šéfů a musí být schopni prezentovat sebe a své zaměstnavatele v co nejlepším světle. Sekretáři jsou často požádáni, aby napsali dopisy pouze s minimálními pokyny od svých šéfů. To znamená, že musí mít vynikající znalost anglického jazyka a pečlivě pochopit obchodní etiketu a správné obchodní komunikační formáty. Potřeba vynikající komunikace se rozšiřuje do všech oblastí, od relativně neformální komunikace, jako je e-mail a instant messaging, až po obchodní návrhy a formální dopisy.
Typing a administrativní dovednosti
Sekretáři musí mít velmi silné schopnosti psát, protože značnou část jejich dne stráví psaní dopisů, poznámek, e-mailů a jiných písemných sdělení. Mnoho zaměstnavatelů vyžaduje, aby se žadatelé o sekretariát zúčastnili testu psaní, abyste byli před rozhovorem připraveni a vyzkoušet své dovednosti v oblasti psaní. Mnoho sekretářů také provádí administrativní funkce, jako je základní účetnictví a mzdy. Silné matematické dovednosti jsou důležité v sekretářských profesích, takže honování těchto dovedností je velmi důležité.
Lidské dovednosti
Silné interpersonální dovednosti jsou nezbytné pro každého tajemníka nebo administrativního asistenta. Tito lidé běžně pracují s řadou různých oddělení a potřebují být schopni společně se všemi v organizaci spolupracovat, aby mohli efektivně pracovat. Tajemníci také pracují s osobami mimo organizaci, často sloužící jako zastupování svých šéfů. Přátelský postoj a schopnost komunikovat s ostatními je pro tuto práci zásadní.
