Když jste přijali svou práci, oddělení lidských zdrojů nebo váš nadřízený diskutovali o vašem plánu a jste pravděpodobně souhlasil s hodinami, které nabízejí. V době, kdy jste přijali plán, jste pravděpodobně neměli možnost vědět, že se vaše okolnosti změní nebo že byste se nemohli dostat do práce v době, kdy jste souhlasili. Pokud jste byli nepřetržitě pozdě, nebo pokud vaše osobní okolnosti vyžadují, abyste ohlásili, že budete pracovat později, je vhodné požádat svého nadřízeného písemně o pozdější začátek. Odesláním písemné žádosti vytvoříte formální záznam o vaší žádosti v případě, že vaše žádost byla zamítnuta, nebo pokud se váš plán změní a budete potřebovat důkaz o tom.
Použijte formální formát dopisu pro pozdní povolení
Protože se jedná o formální žádost, složte svou písemnou žádost ve správném formátu dopisu. Obchodní korespondence je typicky ve formátu bloku, což znamená, že odstavce jsou zarovnány s levým okrajem; nezadávejte odstavce. Datum vašeho dopisu, jméno a adresa adresáta, předmětová čára, tělo a závěrečný pozdrav jsou rovněž zarovnány s levým okrajem. Váš předmětový řádek by měl obsahovat vaše jméno, pozici a číslo zaměstnance, pokud se liší od vašeho čísla sociálního pojištění - z bezpečnostních důvodů nezahrnujte vaše sociální zabezpečení do dopisu, který může přistát na stůl někoho, kdo ho nepotřebuje znát. Kromě toho použijte pro svůj dopis bílý nebo špinavý papír, písmo jako Times New Roman nebo Calibri a podepisujte své jméno inkoustovým papírem dříve, než poskytnete své nadřízené a oddělení lidských zdrojů s jejich kopiemi.
Pokud je vaše kancelář z velké části bezpapírována a komunikována prostřednictvím e-mailu, můžete místo toho připravit příště pozdější práci. Udržujte jazyk formální, nebo připravte svou žádost jako dopis a místo toho jej připojte k e-mailu.
Přímo uveďte svou žádost
Namísto čtenáře, který potřebuje skenovat celý dopis dříve, než se dostane k vaší skutečné žádosti, uveďte žádost v prvním odstavci vašeho dopisu. Můžete například napsat: "Začal jsem pracovat v oddělení nákupu jako agent první úrovně, 14. června 2013 a 14. června 2018 byl povýšen na vedoucího nákupního agenta. Můj aktuální plán práce je od 8:00. do pátku od pondělí do pátku. Účelem tohoto dopisu je požádat o změnu rozvrhu tak, aby se mé hodiny staly od 9:00 do 18:00."
Nebuď pozdě
Přizpůsobte svůj požadavek pozitivním tónem a vyhněte se používání slova "pozdě." Pokud požadujete trvalou změnu plánu, požádáte o různé hodiny, a nikoli o povolení ke zpoždění každý den. A nevyžadujete, aby váš nadřízený snížil pracovní dobu o dobu, po kterou jste pozdě pracovali. Pokud je vaše žádost na určitou dobu, uveďte, že slovy: "Účelem tohoto dopisu je požádat o změnu časového rozvrhu tak, aby se od 1. dubna do 30. dubna vložte rok se mé hodiny stanou 9.00 do 18.00 hod."
Dát čestný důvod
I když je také dobré, abyste byli upřímní vůči zaměstnavateli, pokud požadujete, abyste přišli o hodinu později, protože nejste ranní člověk a nemůžete to udělat včas, možná budete chtít přehodnotit to jako rozumný základ pro vaši žádost. Ale pokud je váš důvod, že máte osobní nebo rodinné závazky, které byste mohli lépe sloužit, pokud máte čas na práci, uveďte to. Nemusíte být příliš osobní; například vyzvednutí vašeho dítěte z péče o denní péči nebo zasedání s partnerem se zdá být přiměřeným základem pro žádost. Budete však soudcem založen na tom, jaký je váš vztah s vaším nadřízeným nebo manažerem a zda skutečně potřebují znát konkrétní důvod, proč chcete změnu plánu.
Stojí za to, že je zaměstnavatelem
Pokud je vaše žádost proto, že jste byli nepřetržitě pozdě a myslíte si, že přijde o hodinu později než váš typický rozvrh vám pomůže hlásit, že budete pracovat včas, buďte upřímní o svých výzvách a začněte pracovat včas. Navrhněte, aby se vaše přítomnost výrazně zlepšila, kdybyste měli jiný plán. Jedná se o jeden způsob, jak se vypořádat s aspektem vašeho výkonu práce, a ve svém dopise můžete zmínit, že se snažíte být proaktivní v tom, jak zlepšit svůj výkon tím, že řešíte problematickou oblast návštěvnosti. Můžete například spustit větu: "Myslím, že nová pracovní doba by měla následující pozitivní vliv na podnikání …"
Poskytněte záruky
Mohli byste cítit potřebu ujistit se nad svým vedoucím, že změna vašeho plánu nebude mít negativní dopad na operace oddělení nebo na schopnost zvládnout pracovní zátěž. Možná jste sledovali zákaznické volání, které obdržíte, a všimněte si, že prakticky všichni vaši zákazníci zavolali po 9:00, pak můžete přidat k vašemu dopisu, že jste sledovali špičky v zákaznických voláních a že změna plánu může být přínosem pro organizaci. Ve svém dopise můžete také uvést, že nepředpokládáte, že by byly splněny všechny úkoly, které jste zadali, což vám dává další záruku, že jste to udělali a jste si jisti, že změna plánu nebude způsobovat problémy.
Následovat
Závěrečný odstavec vašeho dopisu o pozdějším příchodu do kanceláře by měl znovu provést požadavek a pokud je změna plánu trvalá, doporučte datum, ke kterému chcete změnu vstoupit v platnost. Zeptejte se, zda je třeba provést dodatečnou dokumentaci, která by měla provést změnu plánu. Tím je kladen důraz na personální oddělení nebo na nadřízeného, aby vám poskytl odpověď, alespoň o papírování. Také, když se píše tímto způsobem, zní to více pozitivně než dopis, který naznačuje, že si nejste jisti, že žádost bude schválena. Děkujeme HR oddělení a školiteli za jejich zvážení a dejte jim vědět, kdy budete následovat, abyste získali souhlas.
