Mzdové poznámky poskytují zaměstnancům informace o nových změnách v politice společnosti a připomínají zaměstnancům aktuální pravidla. Například pokud zaměstnanci obvykle zapomínají na podepsání svých časových karet, stručná poznámka jim může připomenout požadavek. Pokud bude kvůli prázdninům k dispozici den předem, budou vám k dispozici kontroly, které vám oznámí zaměstnance. Zasílejte pouze poznámky potřebnému personálu. Mzdové oddělení by mělo obsahovat výkazy o mzdách s výplatami zaměstnanců nebo výkazy příjmů, které zajistí, aby zaměstnanci obdrželi memorandum.
Napište nadpis. Zahrnout datum, příjemce a subjekty. Například: 12/01/2020 Komu: Všichni zaměstnanci Od: oddělení mzdy Předmět: Early Payday
Napište tělo poznámky; toto je váš důvod pro napsání poznámky. Například "kvůli vánočním svátkům budou mzdové kontroly k dispozici na 23." Jeden mezera mezi odstavci a, pokud má vaše poznámka více než jeden, dvakrát za každým odstavcem.
Napište svůj závěr. I když nemusíte být tak formální, jako jste v obchodním dopisu, zahrnout závěrečné prohlášení a vaše jméno oddělení. Například: "Máte-li jakékoli dotazy, obraťte se prosím na oddělení výplatního oddělení. Děkuji." Pokud má vaše oddělení své vlastní pobočku, zadejte telefonní číslo.
Tipy
-
Vezměte v úvahu, když posíláte poznámku všem zaměstnancům, kteří jim připomínají zásady společnosti, že někteří zaměstnanci provádějí tuto akci správně, takže nechcete, aby se tato poznámka tvrdě hlásila. Například "Jen rychlá připomínka firemních zásad, že zaměstnanci musí podepsat své časové karty. Díky!" Oznámení o změnách zásad by měla být přímočařejší a na místě, ale poskytnout kontaktní informace pro otázky. Například "Začátek 02/28/12, zaměstnanci musí vrátit své úhrady v týdnu. Máte-li jakékoliv dotazy, kontaktujte prosím Susie na pobočce 210. Děkuji." Pokud posíláte kopii poznámky jiné osobě, například vlastníkovi společnosti, uveďte řádek CC pod předmět pro jméno osoby. Texas A & M University doporučuje používat podkapitoly pro poznámky delší než tři odstavce. Na svých poznámkách použijte hlavičkový papír společnosti, abyste mohli čtenáři vědět, že jde o oficiální poznámku. Před odesláním poznámek obdrží souhlas od vašeho správce oddělení nebo vlastníka společnosti.
Varování
Poznámky napsané v neobvyklých fontech mohou být těžko čitelné a neprofesionálně vypadající. Použijte standardní písmo a pro zjednodušení čitelnosti upravte text s levým okrajem.I když je poznámka stížností, dejte pozor na slova, která si zvolíte při psaní. Udržujte svou profesionalitu po celou dobu.
