Papírování je skutečností v podnikání. Struktura projektu pro kontrolu dokumentů poskytuje šablonu pro klasifikaci, zpracování a údržbu dokumentů. Systémy pro řízení dokumentů se pohybují od manuálních plánů podávání dokumentů až po použití technologie zobrazovacích a informačních systémů pro ukládání a katalogizaci dokumentů.
Identifikace
Kontrola dokumentů spojuje disciplíny knihovnické vědy a správy kanceláří. To se odráží při vytváření struktur souborů souborů. Podobně jako v katalogu se systém řízení dokumentů skládá z identifikace dokumentů, přiřazení kontrolních čísel a v podrobnějších strukturách projektů, úrovně klasifikace a zabezpečení. Firmy často používají zobrazovací systémy, které automaticky vytvářejí datové struktury, a proto je efektivnější najít a lokalizovat dokumenty pomocí výpočetní techniky.
Velikost
Velikost projektového systému řízení dokumentů se může lišit. Například ve velkém systému může být kontrola dokumentů rozdělena do různých funkcí, jako jsou archivní služby, služby uchovávání záznamů a služby pro uchovávání dokumentů.
Účinky
Účinný strategický plán kontroly dokumentů zahrnuje systémy auditu pro klasifikaci a zpracování dokumentů. Standardní pracovní postupy založené na funkcích kontroly dokumentů mohou být odkazovány na správnou údržbu dokumentů a systémů, které podporují správu dokumentů.
