Správné účtování výdajů na mzdy je velkou částí odpovědnosti jakéhokoli účetního oddělení v podnikání po celé zemi a ve světě. Přesné finanční záznamy jsou vyžadovány v jakémkoli počtu situací, například při vykazování účetních čísel pro finanční regulační agentury, žádosti o granty a žádosti o půjčky. Uchovávání přesných výdajových záznamů také pomůže manažmentu při uskutečňování životaschopných rozhodnutí o rozpočtu a pomůže řídit náborové cykly. Přestože málo lidí myslí o výplatě, až do konečného příchodu, příprava na výplatu je práce na plný úvazek pro druhé.
Shromažďujte časové listy nebo zaznamenávejte detailní záznamy a vložte je do softwarové aplikace pro mzdy. Patří sem také požadavky na nemocenské / osobní výplatu, dovolenou a časové přizpůsobení. Ujistěte se, že časopisy jsou před vstupem schváleny příslušným manažerem.
Dvojitá kontrola záznamů o čase, abyste se ujistili, že jsou přiměřené a přesné. Tento proces vyloučí jakoukoli možnost podvodu v podobě časových hodin.
Získejte konečné schválení manažera před snížením šeků a předkládáním EFT (Electronic Funds Transfers) bankovním institucím.
Omezte kontroly a autorizujte transakce EFT.
Udržujte záznamy o mzdách ve spise pět let od doby, kdy byli zaměstnanci zaplatili.
Sledujte aktivitu kontroly v reálném čase, a to i v případě, že jsou uloženy na účet zaměstnance, při vymazání banky a při přístupu k elektronickému obrazu zúčtované šeky. Udržujte kopii vyčištěné kontroly na ruce.
