Plán řízení programu se používá k seskupení několika nezávislých projektů, aby bylo dosaženo strategického obchodního výsledku. Často se při řízení programu věnuje spouštění důrazu na psaní plánovaného dokumentu a menší důraz je kladen na implementaci. Stejné úsilí musí být věnováno provádění plánu, aby bylo zajištěno jeho úspěšné provedení, a aby byly všechny odchylky uznány a řízeny odpovídajícím způsobem. Obecně je odpovědností programového manažera nebo řídícího týmu programu plně převzít odpovědnost za programový plán a zajistit jeho účinné provádění.
Položky, které budete potřebovat
-
Software tabulkového procesoru
-
Software pro zpracování slov
-
E-mailem
-
Telefon
Vytvořte řetězec řízení. Nastavte jasný řetězec příkazu s formalizovaným rozhodovacím procesem. Ujistěte se, že proces je jednoduchý a dokáže podporovat rychlé časy, takže implementace se nezastaví. Ujistěte se, že definované procesy nejsou obtěžovány nepřetržitým sledováním situace.
Vypracujte standardy programu a ukazatele úspěšnosti. Určete standardy, které budou použity k měření integrace různých součástí programu. Standardy dokumentů vztahující se k procesům, komunikaci, datům, sestavám, šablonám a způsobům distribuce, aby se zajistilo, že různé projekty a úkoly, které jsou součástí programu, budou integrovány.
Určete plán implementace a hlášení stavu. Dokumenty o klíčových fázích projektu, plánech a milníkůch. Určete účastníky plánu a přispěvatelé projektu a poskytněte jim písemnou dokumentaci o jejich odpovědnosti a zpravodajských mechanismech. To bude udržovat tým soustředěný a na úkol.
Komunikujte, komunikujte, komunikujte. Všechny strany zapojené do plánu řízení programu potřebují neustálou komunikaci. Sdělení by měla obsahovat probíhající iniciativy a činnosti, zprávy o výkonu, úspěchy a úspěchy a odbytiště pro zpětnou vazbu, vstupy a připomínky.
Vyhodnoťte proces a pak znovu vyhodnoťte plán. Pravidelně sbírejte zpětnou vazbu od účastníků a zhodnoťte, zda je cíl dosažen. Jak uzavírá každý klíčový projekt, pořádte oficiální schůzku, abyste diskutovali o tomto procesu. V tomto procesu oslavte úspěch, identifikujte oblasti zlepšení a upravte zdroje podle potřeby, abyste optimalizovali výkonnost. Pokud se cíle nedosahují, zhodnoťte, zda se mají změnit.
Vypracujte plán výcviku. Pokud výsledkem plánu řízení programu vznikne nový systém nebo proces, měl by být vytvořen formální program, který by poskytl školení a zdroje pro všechny uživatele a vlastníky systémů. Tento plán by měl obsahovat programy školení, komunikace a řízení změn.
Tipy
-
• Identifikujte parametry, které od schváleného plánu projektu vyvolávají formální hloubkovou kontrolu z hlediska času, nákladů, lidí nebo kvality. • Plán je směrnice, nikoliv soubor pravidel. Je důležité provádět odchylky, pokud jsou zaručeny. • Podporovat otevřenou komunikaci. Poslechněte si zpětnou vazbu všech zúčastněných stran; mohou mít účinnější řešení k provedení části plánu.
Varování
• Stává se náročné si pamatovat, kdo by měl dělat co podle každé verze plánu. Dokumentace a průběžná písemná komunikace usnadní správu. • Vytvořte zodpovědnost, abyste zajistili, že proces implementace se nezastaví. • Být flexibilní. Mohou dojít k neplánovaným změnám. Pokud ano, zhodnotí jejich dopad a odpovídajícím způsobem provede úpravy. Zůstaňte si vědom přidělených zdrojů.
