Existuje několik důvodů, proč může zaměstnanec potřebovat důkaz, pro který pracuje. Obvykle je to proto, že někdo - např. Pronajímatel - chce potvrdit, že váš zaměstnanec má práci a stálý příjem. Zahraniční zaměstnanci mohou potřebovat ověřovací dopis, aby získali vízum. Psaní dopisu není komplikované, pokud budete opatrní, abyste nedali žádné důvěrné informace.
Šablony a formuláře
Zkontrolujte, zda má oddělení lidských zdrojů standardní šablonu pro ověřovací dopisy. Je to běžná praxe, zejména u větších firem. Šablona urychluje, aby spisovatel dokončil a HR se nemusí starat o dopis, který říká něco špatného. Pokud má dopis kvalifikovat zaměstnance za nějaký typ vládních dávek, může mít dotyčná agentura standardizovaný formulář. Je na zaměstnanci, aby formuláře přinesl, a poté je vyplníte.
Udržujte je formální
Verifikační dopis není přátelský a není kreativní psaní. Je to čisté podnikání, a proto ho odešlete na hlavičkový papír společnosti, napsaný v běžném obchodním formátu. Podepisujte to jako jiné obchodní dopisy. Předmět - "Ověření zaměstnání pro Jane Doe" - umožňuje příjemci poznat téma. Text je tam, kde řeknete příjemci, že Jane Doe opravdu pracuje pro vás, a jaký je její plat, je-li to nutné. Při psaní na přistěhovalectví může být zapotřebí také uvést podrobnosti o tom, jak dlouho pracuje pro vás a jaké jsou její pracovní povinnosti.
Dodržuj pravidla
Zeptejte se svého oddělení lidských zdrojů nejen o dostupných šablonách, ale o všech postupech, které vyžaduje, abyste je následovali. Může to být například pravidlo společnosti, že před odesláním informací o zaměstnance musí zaměstnanec písemně schválit. Zatlačte dopis na holé skutečnosti, o které jste požádáni: Pokud dopis nepožaduje informace o platu, neposkytujte žádné. Vyhněte se nepříjemným komentářům o osobnosti nebo výkonnosti zaměstnance, které by se vám mohly vrátit.
Věci, které je třeba sledovat
Verifikační dopisy se ozývají rutinou, ale důležitá rozhodnutí - dělá váš zaměstnanec byt nebo pojištění? - může být na nich závislý. Nehromažďujte odpovědi: Předtím, než je uvedete na papíře, obdržíte údaje o pracovních dnech nebo platu z firemních záznamů. (Zajistěte si dopis před tím, než ho zašlete, nebo ho učiníte HR.) Mistyping 50 000 dolarů, když váš plat zaměstnanců činí 60 000 dolarů, může mít vliv na to, zda obdrží byt.
