Due diligence je v podstatě intenzivní šetření, které předchází významné transakci nebo rozhodnutí. Například due diligence obvykle nastane, když máte vážný zájem o koupi podniku nebo potřebujete rozvinout prodejní prezentaci pro významnou outsourcingovou smlouvu. Přestože proces může být časově náročný a často se musí konat v zákulisí, informace, které shromažďujete a nastíníte ve zprávě o due diligence, jsou rozhodující pro správné rozhodnutí nebo pro vytvoření efektivní prezentace.
Struktura a zaměření
Stejně jako u většiny ostatních formálních zpráv obsahuje zpráva o due diligence cíl, shrnutí, hlavní zjištění, oddíl s doporučeními a jeden nebo více dodatků. Co odlišuje zprávu o due diligence od ostatních, je však její účel, zaměření a stupeň informací. Jakmile dokončíte aktivní fázi provádění due diligence - zjišťování faktů, shromažďování surových dat a provádění osobních pozorování - generování zpráv organizuje data způsobem, který vám umožní zhodnotit stávající situaci, identifikovat rizika a odhalit problémy, které poskytují pákový efekt příležitostí.
Formát a hlas
Většina lidí používá zprávu o due diligence jako referenční materiál za zákulisí během smluvních nebo cenových jednání nebo jako informační zdroj pro vytváření prezentace nabídky. Nezávisle na účelu, hodně z toho, co zahrnete do zprávy o due diligence, jsou důvěrné informace, takže kromě psaní pro cílové publikum a zaměření na cíle můžete zahrnout pouze ty nejdůležitější nebo podstatné informace. Použijte formální hlas a prezentujte skutečnosti pomocí objektivního, nezkresleného psaní a samostatných informací o zprávách do různých částí pomocí písmen nebo číslic.
Cíle a shrnutí
Vysvětlete důvody pro provádění due diligence v části cíle. Přestože shrnutí přichází těsně po objektech - a před tělem - napište poslední souhrn. Důvodem je, že čtenáři - nejčastěji vedoucí pracovníci společnosti - kteří mají zájem o tuto část, nemusí mít čas na přečtení celé zprávy. Potřebujete strukturovat souhrnné shrnutí tak, aby to přečetlo jako miniaturní zprávu, ale zároveň zachovat svou délku úměrnou zbytku zprávy.
Klíčová zjištění a doporučení
Michael Sisco, spisovatel a nezávislý konzultant v oblasti informačních technologií, uvádí v článku na internetových stránkách společnosti TechRepublic, že klíčová zjištění by se měla zaměřit na položky, které ovlivňují cenu nebo probíhající činnosti společnosti. Například, pokud píšete zprávu o due diligence, která se používá k outsourcingové prezentaci kontraktů, zahrňte i otázky, které podporují vaši cenu a pozici, například rozpisy provozních procesů, které vyzdvihují problémy v oblasti produktivity a výkonu. Kromě toho uveďte poměr nákladů, který odhaluje, kolik společnosti v současné době vynakládá na provozování služby v podniku, a identifikuje rizika, jako je potřeba investovat ještě více peněz na upgrade nebo nahrazení starého nebo zastaralého vybavení. Zvýrazněte příležitosti využití v sekci doporučení. Zahrnout náklady na implementaci, poskytnout poměr návratnosti investic a poskytnout časový rámec pro realizaci úspor či přínosů pro každou příležitost.
