"Bezpapírová kancelář" nemusí být nikdy realizována. Navzdory těžké práci s počítačem, téměř všechny podniky stále potřebují papírové dokumenty. To představuje výzvu, když podniky závislé na počítačích potřebují rozhraní s daty z papírových formulářů. "Přeměna" fyzických dat na virtuální systémy lze provést manuálním zadáním dat, zobrazováním dokumentů a optickým rozpoznáním.
Položky, které budete potřebovat
-
Papírové dokumenty
-
Rozpočet na vybavení a personál
Definujte své obchodní cíle a potřeby. Zjistěte, zda zaznamenáváte platby zákazníků, zpracováváte aplikace nebo archivujete interní dokumenty. Zjistěte, zda potřebujete uložit skutečné obrázky dokumentů pro elektronické ukládání, nebo stačí zachytit data z papíru do počítačové databáze. Tato zjištění vám pomohou rozhodnout, jaký systém zpracování dat nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Řešení podnikových softwarových řešení. Požádejte o informace o softwaru a dodavateli od společností, které provádějí shromažďování podobných údajů, co máte v úmyslu udělat. Zeptejte se, zda můžete navštívit stránky, které dělají takovou konverzi typu paper-to-electron, kterou hodláte udělat. Nejlepší způsob, jak zvolit systém, je vidět v akci. Pokud zaznamenáváte pouze malý objem dat z formulářů, můžete se s jednou osobou dostat pryč do tabulky aplikace Excel. Ale v moderním podnikání to asi není pravda. Budete pravděpodobně muset najít softwarový systém, a možná dokonce i nový hardware, pokud je zachycení dokumentů / snímků součástí vašeho plánu.
Porovnejte softwarová řešení, která jste prozkoumali, a vyberte jednu z nich. Obraťte se na dodavatele nebo distributora softwaru, abyste zahájili proces zakoupení a instalace systému. Prvním krokem, obecně známým jako "objev", je, když prodejce cestuje na vaše stránky, aby zjistil, jaké jsou vaše přesné potřeby a nejlepší řešení pro ně.
Zůstaňte ve spojení s dodavatelem během objevení a po celou instalaci. Zeptejte se spousty otázek a převzít odpovědnost za projekt. povzbudit všechny zaměstnance, kteří provádějí činnosti zachycování a vkládání dat, aby učinili totéž.
Otestujte systém zcela. Pokud jsou v řešení nějaké chyby nebo mezery, je nejlepší najít je, když je prodejce na místě. Tím bude řešení problémů a rozlišení mnohem rychlejší.
Tipy
-
Spolupracujte s renomovaným dodavatelem a snažte se požadovat zpětnou vazbu od jednoho z předchozích zákazníků dodavatele.
