Je pravděpodobné, že získáte další zaměstnance, které potřebujete, pokud se soustředíte na to, že informujete svého zaměstnavatele, jakým způsobem budou mít nové zaměstnance výhodu pro společnost, než pro sebe. Kvantifikace finančních, zákaznických služeb a přínosů v oblasti produktivity pomůže zlepšit vaše šance na získání potřebné pomoci.
První krok: Seznam problémů a příležitostí
Napište seznam důvodů, proč potřebujete další zaměstnance. Mohli byste mít kompetentní personál, ale nestačí. Například pravděpodobně nebudete moci dodržet termíny, vyřizovat stížnosti zákazníků nebo objednávky načas. Vaše potřeba zaměstnanců může také vyplývat z toho, že nemáte správné zaměstnance. To může vést k chybám, zvýšeným nákladům, ztrátám prodejních příležitostí nebo právním závazkům. Problémy způsobené nesprávným personálním obsazením mohou zahrnovat:
- Nízká produktivita
- Snížená účinnost
- Zvýšené zranění
- Špatné služby zákazníkům
- Odstranění zákazníků
- Zvýšené výdaje
- Snížená morálka
- Vyšší obrat zaměstnanců
- Ztráta prodeje
- Úzkosti
Druhý krok: Seznamte se s výhodami
Napište seznam výhod, které zaměstnanci společnosti nabízejí. To bude odrážet váš seznam problémů a příležitostí, ale ukázat, jak přidání pracovníků poskytuje společnosti návratnost investic. Například problémy způsobené nedostatkem obchodních zástupců zahrnují nedostatečnou schopnost hledat nové klienty, zvyšovat tržby od stávajících zákazníků a poskytovat zákaznický servis. Mezi přínosy přidání zaměstnanců může patřit zvyšování tržeb a výnosů - poskytnutí čísel, pokud je to možné - stejně jako zlepšení zadržování zákazníků a snížení návratnosti produktů.
Krok třetí: Výpočet výdajů
Určete, kolik požadované nájemné společnost bude stát. Zahrnujte mzdy, platy, daně ze mzdy, výhody, vybavení a software, takže společnost ví, že jste udělali své domácí úkoly. Nechcete-li ve své žádosti uvádět poměr nákladů a přínosů jen na základě mezd a platů, pouze aby finanční oddělení narazilo na toto číslo přidáním režijních nákladů.
Krok čtyři: Napište popisy úloh
Pokud jste schopni přesvědčit vaši firmu, že potřebuje zaměstnat další zaměstnance, management bude chtít vidět informace o pozicích, které navrhujete. Získejte kopii organizačního diagramu společnosti, abyste zjistili, kde se nové zaměstnance budou hodit.Rozhodněte o názvech úloh a vytvořte podrobné popisy úloh, které ukazují, že tyto nové pozice budou řešit potřeby nebo vyřešit problémy, které jste vyzdvihli.
Krok 5: Uspořádejte svůj dokument
Rozhodněte, jak budete informace prezentovat ve svém dopise. Začněte se silným otevřením, které upozorňuje na skutečnost, že společnost má problém nebo chybí příležitost. Připojte hmatatelný dopad na problém nebo příležitost, aby společnost věděla, kolik peněz ztrácí, a to buď prostřednictvím zvýšených výdajů, nebo zmeškaných prodejů. Jakmile prokážete, že společnost má konkrétní problém, poskytněte své řešení. Porovnejte výhody, které společnost získá tím, že přidá nové zaměstnance k nákladům na jejich uvedení na palubu. Ukažte ztrátám, kterým společnost čelí, pokud nenajde nové zaměstnance. Nezapomeňte zahrnout potenciální ztráty z prodeje a výnosů, pokud se společnost nebude zabývat situací, která není dostatečná. Vyberte důležité informace, které chcete vyniknout, které můžete zahrnout do příspěvku do vašeho dopisu.
