Když utratíte vlastní peníze jménem klienta, zaměstnavatele, vašich spolupracovníků nebo obchodního partnera, můžete a měli byste očekávat, že ji získáte zpět.Obchodním zástupcům, učitelům, právníkům a finančním poradcům mohou vznikat denní náklady na náhradu nákladů. Tyto výdaje se ztratí na ziskovém rozpětí, pokud je nebudete obsahovat.
Před odesláním dopisu o úhradě
Pokud nebude čekání na předběžné schválení způsobeno ztrátou příležitosti, požádejte o úhradu dříve, než utratíte nějaké peníze. Požadavek na písemnou žádost vám umožňuje vytvořit rozpočet pro danou událost nebo projekt a poskytnout předem odůvodněné informace o tom, jak a proč výdaje na peníze nyní šetří peníze později.
Příklady:
Milý Allen Jeffries:
Při podání dokladů o založení společnosti jsem zjistil, že společnost Arizona Corporation Commission účtuje poplatek ve výši 35 USD za urychlené zpracování, aby si rezervoval požadované jméno společnosti. Jak jsme diskutovali na našem setkání minulý úterý, požadované jméno firmy "Divoké překvapení Turecka" vyžaduje poplatek za zpracování 10 dolarů, který jej rezervuje na dalších 120 dní. Přidání rychlého poplatku zajistí rezervaci jména do pátku 11. května namísto čtvrtečního 17. května. Zaplacením rychlého poplatku za zpracování zajistíte, že budete mít jméno před tím, než společnost Alphabet Sign Company udělá neonový nápis, který jste si objednali na západní straně vaší restaurace. Dává nám také čas, abychom dostali odpověď od společnosti Warner Brothers, abychom se ujistili, že nebudou považovat toto jméno za porušení svých ochranných známek nebo autorských práv.
Vzhledem k tomu, že načasování je podstatné, zaplatím urychlené náklady na zpracování, pokud zítra nepojím od vás zítra a předložím svou žádost o úhradu společně s obvyklou týdenní výdajovou zprávou.
S pozdravem,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem Etiketa
Vnitřní daňová služba uvádí, že deník zahrnuje ubytování, stravu a vedlejší výdaje, když zaměstnanec cestuje za účelem podnikání. Zaměstnanci musí do 60 dnů podat zprávu o výdajích, nebo se denní doba stává zdanitelnou mzdou. Zpráva musí obsahovat datum uskutečnění cesty, obchodní účel a místo výletu. Zaměstnanec musí také přiložit potvrzení o ubytování. Celá denní platba se stává zdanitelnou, pokud váš pracovník nepředloží zprávu o výdajích.
Příklad:
Attn: Robert Morgan, vedoucí oddělení účetnictví
Drahý Robert Morgan:
Uzavřeno je můj výkaz o výdajích za březen 2018. Připojil jsem si příjmy za plánovaný tříletý pobyt v Sandals na ostrově Sanibel v období od 5. do 7. března pro náš roční tréninkový seminář. Přidala jsem poplatky za další tři noci ubytování v Denveru v Coloradu v období od 7. do 12. března, přičemž jsem se zabývala útokem na divokou kočku v našem centru. Také jsem přidal příjmy na uklízení oblečení po tom, co útočník hodil vodní balón naplněný červenou barvou, stejně jako odhad nákladů na nový oblek. Čistič nebyl schopen odstranit všechny skvrny. Zahrala jsem citát z pánského oblečení, oděvů Ted's a oděvního oblečení pro novou bundou, kalhoty, košili, kravatu a boty, protože všechny z nich měly značné škody.
S pozdravem,
James S. Corwin, obchodní ředitel, obchod # 3126, Phoenix, Arizona
Učitelé
Mnoho škol neuhradí učitelům žádné předměty, které si mohou zakoupit. Školní čtvrti mohou pokrývat přinejmenším část nákladů na další vzdělávání, avšak včetně placení za ubytování, ubytování, knihy, testovací poplatky a studijní materiály. Můžete odečíst až 250 dolarů ročně z vašeho daňového přiznání, pokud vám váš okres nehradí. Poraďte se se svým ředitelem a šéfem školy předtím, než utratíte nějaké peníze.
Příklad:
Vážený pane Polk:
Letošní třída je o 10 procent větší než v loňském roce, ale dostala jsem pouze 15 učebnic v použitelném stavu pro 33 studentů. I když je pravda, že studenti mohou sdílet knihu ve třídě, nebudou moci studovat společně doma. Tisk všech stran navíc sešitů způsobí, že před 30. zářím proběhnu celoroční povolenky na kopírování papíru, takže mi nedávám jinou možnost, než koupit nové učebnice nebo koupit další kopie papíru.
Vypočítal jsem, že i když budou všechny stránky tisknout bez chyb, budu potřebovat 32 dodatečných kopií kopírovacího papíru od 1. října 2018 do 31. května 2019. Při hromadných sazbách mi bylo uvedeno 4 dolary za žetonu za celkovou částku 128 dolarů. Vzhledem k tomu, že většina rodičů zaplatí školní poplatky ve výši 65 USD ročně, domnívám se, že by bylo břemenem požádat je, aby zaplatili za kopie, pokud by jejich děti měly mít již učebnice. Jsem ochoten knihu zakoupit sám, dokud mě školní čtvrť v určitém okamžiku splácí. Pro srovnání jsem zahrnoval ceny od Staples, Office Depot a Walmart.
S pozdravem,
Angel Harris, věda 5. stupně, střední škola Rolling Hills
Spolupracovníci
Pokud půjčujete peníze, nástroje nebo zásoby spolupracovníkovi, měli byste předem souhlasit, zda se jedná o dar nebo půjčku. Většina spolupracovníků vynaloží úsilí na vyvážení knih, ale někteří mohou zapomenout na vaši velkorysost, pokud nepožádáte o splacení. Pokud jste nějakou písemnou dohodu dosáhli, měli byste v případě potřeby podpořit případ malého nároku. Pokud by vaše uspořádání bylo verbální a soukromé a nikdo jiný by neměl, měli byste mít nedostatečné štěstí, abyste získali peníze nebo majetek vrácený.
Příklady:
Vzorový dopis k úhradě nákladů s předchozím písemným souhlasem:
Drahý Bob:
Když jsem koupil tranzitní průkaz za březen, bylo to s pochopením, že mi buď splatit nebo mi koupíte průkaz za duben. Přiložil jsem kopii smlouvy o úhradě, kterou jste podepsali dříve, než jsem zakoupil svůj průkaz. Prosím, zaplať mi 62 dolarů tento pátek nebo budu muset přidat 5 $ pozdní poplatek. Děkujeme, že jste se o tuto ASAP postarali.
S pozdravem,
Roland
Formát dopisu s výhradou bez předchozí písemné dohody:
Vážení Zach:
Tři obědy, které jsem vám minulý týden koupil, činily 39,20 dolarů. Zaplaťte alespoň polovinu této částky do tohoto pátku a zbytek do 24. dubna. Chápu, že se potýkáte, ale využil jsem část plynárenských peněz tohoto týdne k nákupu těchto jídel za vás. Děkujeme vám za okamžitou péči o tento problém.
Váš člen týmu,
Janet
