Jak psát procedury a zásady

Klíčem k psaní silných postupů a zásad je, aby byly dokumenty natolik rigidní, aby dokumentovaly pravidla organizace, ale byly dostatečně flexibilní, aby bylo možné je snadno sledovat, většinou bez odchylky, protože musíte dokumentovat každou malou věc z vaší navrhované cesty. V řadě organizací můžete slyšet postupy a zásady označované jako SOP nebo standardní provozní postupy. Tyto dokumenty tvoří páteř organizace, takže psaní je dobře pomůže udržet podnikání na cestě a zajistit, aby standardní postupy byly prováděny stejným způsobem všemi zaměstnanci. Pokud pracujete v regulovaném průmyslu, jako jsou farmaceutické nebo biotechnologické společnosti, jsou silné SOP naprosto kritické pro úspěch vašeho podnikání, jelikož Úřad pro kontrolu potravin a léčiv se na tyto dokumenty nejprve podívá na každém auditu.

Připravte si přehled o všech postupech a zásadách, které vaše organizace potřebuje. Vytvoření stručného popisu postupů a zásad vám pomůže uspořádat vaše psaní. Sdružování zásad a postupů podle oddělení vám pomůže uspořádat vaše myšlenky. Uspořádejte obrys nejdůležitějšími dokumenty na začátku, abyste mohli upřednostňovat přípravu SOP. Koneckonců, musíte začít někde a začínat nejdůležitějšími prostředky, aby se to alespoň stalo. Pravděpodobně budete muset znovu navštívit tyto první dokumenty poté, co jste napsali SOPS. Je nezbytně nutné, aby SOPS nebyly navzájem v rozporu.

Rozdělit jednotlivé postupy a zásady dolů na samostatné úkoly spojené s vyplněním každého dokumentu. Ve svém obrysu přidáte dílčí úkoly pro každý dokument tak, aby byly kroky jasné, logické a v pořádku. Tímto způsobem se dokumenty téměř samy píší. Nezapomeňte však přidat pouze nejširší kroky. Pokud píšete SOPS příliš podrobně, existuje příliš mnoho šancí mít odchylky. Není to dobrá věc.

Rozhovor s pracovníky, kteří plní úkoly. Nezapomeňte na cenné vstupy zaměstnanců, kteří v současnosti provádějí úkoly. SOP by měly dokumentovat, jak se dělají věci a tito lidé jsou v tom vědomi. Požádejte tedy pracovníky, a nikoli manažery, aby vypracovali nějaké návrhy dokumentů. Mohou být vždy posílena technickým spisovatelem.

Vyplňte svůj obrys podrobnějšími postupy, které mohou vaši zaměstnanci sledovat. Nejlepší postup je, když je při psaní zásad a postupů jednoduché. Je také všeobecně uznávanou praxí psát na páté platové třídě v USA - to znamená, že pátý grader by měl být schopen číst a rozumět každému slovu.

Rozhodněte se, kdo se rozhodne pro postupy a politiky. Odhlášení by mělo obsahovat nějaké názvy na vysoké úrovni, aby si šéfové byli vědomi toho, jak se věci dělají. Některé organizace provádějí veškeré zásady a postupy prostřednictvím oddělení lidských zdrojů nebo jejich právního oddělení, aby zajistily, že nebudou porušeny žádné zákony.

Zavolejte schůzku pro shromáždění, abyste shromáždili všechny signatáře v jedné místnosti a diskutovali o zásadách. Pokud je to vůbec možné, dostat všechny strany společně do jedné místnosti, aby se diskutovalo o jedné konkrétní politice, posune dokument dopředu mnohem rychleji, než aby ho předával a žádal o připomínky. Pokud opravdu chcete urychlit věci, nastavte si cíl ukončení schůzky SOP.

Podepisujte, datum, kontrolu verzí a oběhujte finalizované postupy a zásady. Zvažte, jak dáte každému zaměstnance příručku pro zaměstnance, která bude podle potřeby aktualizována s revidovanými dokumenty. Ve skutečnosti vytvořte zásady a postupy pro manipulaci s notebooky, včetně pravidelných auditů příruček pro zaměstnance, aby bylo zajištěno, že všichni zaměstnanci by měli být aktuální.

Přezkoumejte stávající schválené SOPs podle plánu. Každý SOP by měl být revidován buď jednou ročně nebo minimálně dvakrát ročně, aby se ujistil, že postupy a zásady se nezměnily. Ujistěte se, že máte čerstvé podpisy a data, takže pokud jste auditováni, je zde zřetelná stopa papíru se zadními verzemi.