"Tribální znalost" je definována jako jakákoli nepsaná informace, kterou vaše podnikání, tým, skupina nebo kmen používá k dosažení svých cílů. Problém s domorodými znalostmi je, když ztratíte klíčové členy kmene, znalost se s nimi vytratila. Když dokumentujete procedury nebo procesy společnosti, můžete tyto znalosti chránit a rychle přinést nové členy rychlosti. Pochopení potřeby dokumentovat "Tribal Knowledge" je důležitým prvkem při vytváření těchto dokumentů.
Definujte své výstupy
Vytvořte "Rozsahové prohlášení" napsáním jednoduchého příkazu, který identifikuje vše, co má být součástí tohoto projektu dokumentace. Jasně identifikujte konkrétní proces, který bude dokumentován. Uveďte, zda procesní dokumentace odráží, jak proces skutečně funguje dnes, nebo definuje, jak by tento proces měl v budoucnu fungovat.
Vytvořte "vlastnost matice", která ukazuje, kdo vlastní proces nebo kdo vlastní, které části procesu. Tato matice může být stejně jednoduchá jako organizační schéma nebo schéma procesu, které jasně identifikují vlastníky a kontaktní informace vlastníků.
Identifikujte specifické produkty nebo služby, které jsou dokumentovány. Jedná se typicky o seznam, který obsahuje všechny nebo příslušné informace, jako je číslo modelu, číslo součásti a popis.
Popište roli účastníků procesu. Uveďte jasné vysvětlení založené na názvu pracovní pozice a nikoli na individuálních možnostech. Vysvětlete, co tato pozice dělá a jak se to hodí do procesu. Jedná se o jediný dokument, který obsahuje seznam úloh a popisu úlohy nebo úplný popis úlohy pro každou pozici klíče v dokumentovaném procesu.
Dokumentujte každý krok procesu od začátku do konce vytvořením diagramu nebo grafu "Průběh procesu". Obvykle je vytvořen vývojový diagram na vysoké úrovni, který ukazuje hlavní kroky procesu a nízkoúrovňový vývojový diagram dokumentuje procesní kroky, které jsou podřízeny každému z hlavních kroků.
Vytvořte příslušnou dokumentaci "Policie a postupy" pro každý krok procesu. Při prozkoumání procesu s rozhovory a výzkumem se objeví tato politika a postupy. Uchovávejte podrobné poznámky, které budou sloužit jako základ pro tvorbu těchto dokumentů a postupů.
Zahrnout dokument ve vašich výsledcích, který poskytuje vysvětlení interního procesu správy dokumentů. Tento dokument by měl vysvětlit, jak jsou dokumenty společnosti revidovány a schváleny a distribuovány a archivovány v rámci společnosti.
Vytvořte dokumenty
Inventář stávajících dokumentů pro jasné pochopení toho, co je v současné době zavedeno. Nemusíte vynalézt nové kolo vytvořením nových dokumentů, pokud jsou stejné informace obsaženy ve stávajících dokumentech. Zjistěte, které z těchto dokumentů lze použít a na které je možné postavit a jaké dokumenty jsou zastaralé. S dokončeným soupisem existujících dokumentů zjistíte, jaké dokumenty chybí a musí být vytvořeny. Vygenerujte celkový seznam dokumentů, které zobrazují stav každého dokumentu jako existující, zastaralé nebo nové. Nechte si tuto "inventář" v ruce před vaším prvním setkáním s vrchním správcem.
Vytvoření "Matrice vlastnictví" prohlédnutím všeho, co je již k dispozici, jako jsou již existující organizační schémata a firemní adresáře. Využijte tuto vlastnost "Matrice vlastnictví" před prvním setkáním s vrchním správcem.
Setkat se s vrchním manažerem a zkontrolovat vaše "Inventář" a "Vlastnost matice". Cílem této schůzky není jen dostat vrchního manažera do výzkumu, ale schválit ho a souhlasit s vaším plánem. Buďte připraveni na toto setkání a neztrácejte čas vrchního manažera.
Seznamte se s každým vedoucím oddělení po provedení všech změn vrcholového manažera v inventáři a matici vlastnictví. Cílem těchto schůzek vedoucích oddělení je přenést tento oddělení na to, co děláte, a zahájit diskusi o úloze každého vedoucího oddělení a procesních krocích, které vlastní. Vezměte si podrobné poznámky nebo zaznamenávejte schůzku tak, abyste nic nenechali ujít. Při postupu v těchto schůzkách vedoucích oddělení se proces objeví a začne se zpevňovat.
Aktualizujte všechny výstupy průběžně, jakmile obdržíte nové nebo přesnější informace od každého vedoucího oddělení. Po vašem posledním setkání vedoucího oddělení byste měli mít zhruba polovinu svých výsledků.
Seznamte se s příslušnými vedoucími pracovníky, se špičkovými řemeslníky a dalšími účastníky procesu, abyste objasnili, co se skutečně děje v tomto kroku procesu. Tito lidé budou během rozhovoru identifikováni vedoucím oddělení. Tito praktičtí lidé jsou zpravidla lépe informováni postupně, každodenně, postupy ve své oblasti odpovědnosti než jejich vedoucí oddělení. Opět si vezměte podrobné poznámky a udělejte vše pro to, abyste byli připraveni před setkáním s těmito lidmi, abyste minimalizovali čas, který vybíráte z jejich rušného dne.
Dokončete svůj první návrh všech vašich dokumentů. Toto se nazývá první návrh, ale tyto dokumenty by měly být stále dokončeny na základě všech informací, které jste dosud získali.
Rozesílejte své prvotní dokumenty, jasně označené jako první návrh, příslušným vedoucím oddělení a podřízeným za jejich přezkoumání. Dejte jim čas na úplné přezkoumání těchto dokumentů a požádejte je, aby upravili všechny změny.
Začněte druhé kolo individuálních schůzek s týmiž vedoucími oddělení a podřízenými, abyste přezkoumali všechny červené čáry a připravili se na konečný návrh těchto dokumentů.
Dokončete všechny revize červené čáry. Věnujte pozornost změnám v jednom kroku, které mohou ovlivnit předchozí nebo následný krok a odpovídajícím způsobem měnit tyto dokumenty, postupy nebo kroky. Předložit tento konečný návrh příslušným vedoucím oddělení a podřízeným pro jejich konečné přezkoumání.Odešlete celý závěrečný návrh současně vrchnímu manažerovi o recenzi vrcholového manažera.
Proveďte závěrečné revize a předložit tyto revidované dokumenty zpět iniciátorovi pro konečné schválení. Před konečným schválením může být četná revize před a po směru. Potřebujete každého podřízeného a vedoucího oddělení, abyste získali plné souhlasy s dokumenty nebo částmi dokumentů, které se přímo týkají oblasti jejich odpovědnosti. Vaše dokumentace se však nepovažuje za schválenou, dokud ji vrchní manažer nezkontroluje a neschválí.
Tipy
-
Rozhovory mohou být citlivé, když přerušujete pracovní den někoho. Buďte připraveni na tyto rozhovory tím, že budete mít k dispozici příslušné materiály, jako je "Průběh průběhu procesu" nebo jiné dokumenty, které pomohou rozhovoru posunout dopředu. Buďte osobitní a vždy zacházejte se všemi se stejnou důstojností a respektem, které očekáváte pro sebe. Být efektivní a udržujte rozhovor zaměřený na konkrétní cíl setkání.
