Procesní dokumentace jasně popisuje kritické úkoly, které se dějí ve firmě. Odstraňují zmatek mezi zaměstnanci a na jedné stránce uvedou všechny členy společnosti. Procesní dokument definuje, jaké jsou současné procesy ve společnosti. Identifikací stávajících postupů často odhalujete chyby v současném systému a vidíte prostor pro zlepšení. Dokumentace procesů také umožňuje společnosti rychleji se přizpůsobovat měnícím se potřebám podnikání. Zřetelně popisující současné funkce vaší společnosti vám umožní lépe umožnit společnosti postupovat kupředu.
Určete rozsah dokumentu. Můžete dokumentovat každý proces v rámci společnosti nebo ve větších společnostech, zaměřit se na jednu sadu procesů. Například velká společnost může chtít začít pouze s účetními funkcemi namísto dokumentace celého fungování organizace.
Připravte jednostranové, vizuální znázornění procesů. Zahrnout matici použitelnosti, přehled toho, kdo je zodpovědný za každý úkol nebo schéma procesu. Procesní schéma procesu je reprezentace na vysoké úrovni různých kroků k dokončení procesu a to, jak kroky procházejí organizací. Například různé kroky k zaplacení faktury by mohly být načrtnuty technologickým vývojovým diagramem.
Vysvětlete dopad tohoto procesu na produkty a služby. Detailní účinky běžných operací a důsledky, které by způsobily selhání procesu. Pokud se například ztratí faktury a nezaplatí se, dodavatel odmítne dodat další objednávku.
Definujte role v procesu. Identifikujte roli svou funkcí práce, nikoliv jednotlivcem. Například úředníci, kteří jsou povinni platit, zpracovávají faktury a zadávají je do systému pro platbu. Správce schvaluje faktury a schvaluje platby.
Přehled všech počítačových systémů a softwaru používaných v procesu. Jasně definujte každý systém, jeho účel a jeho funkčnost.
Dokumentujte proces od začátku do konce. Použijte postupový diagram procesu jako vodítko pro návrh textu. Zahrňte co nejvíce podrobností, v závislosti na rozsahu, který jste se rozhodli zahrnout do dokumentu. Názvy rolí používejte k přiřazení odpovědnosti namísto jednotlivých jmen.
Zahrnout oddíl pro výjimky. Dokumentujte, co se stane, když není dodržován běžný tok procesu. Například, když počítačové systémy jsou dolů, účetní systém založený na papíře je schválen pro zpracování faktur.
Zkontrolujte procesní dokument se všemi dotčenými stranami. Ujistěte se, že všichni souhlasí s procesy.
