Psaní obchodního dopisu někomu, koho nevíte, není typicky o nic těžší než psaní dopisu někomu, koho jste již seznámil. Formát dopisu by měl být i nadále profesionální a dodržovat správné standardy komunikační etikety v podnikání. Před zahájením obchodního dopisu se ujistěte, že jste správně napsali jméno příjemce a zda máte správné jméno a adresu firmy.
Začněte dopis se správným obchodním úvodem pro neznámou osobu, jako je například "Vážený pan Smith" nebo "Drahá paní Johnsonová", používající vlastní příjmení osoby. Je-li dopis určen ženské, jejíž rodinný stav není znám, použijte předponu "paní" Ukončete úvod s dvojtečkou místo čárky, pokud je dopis formálnější.
Představte se příjemci, protože jste se ještě nesetkali. Vysvětlete, proč píšete v prvním odstavci dopisu.Informujte profesionálně o účelu vašeho dotazu a o to, co požadujete od příjemce.
Zadejte písmeno ve vhodném formátu. Použijte odstavce, které jsou opláchnuty vlevo na stranu stránky a vyhněte se odsazení odstavců. Zahrnout jeden odstavec za každý odstavec. Ukončete písmeno podpisem vhodným pro firmu, jako například "upřímně" nebo "s pozdravem".
V těle dopisu použijte profesionální a objektivní hlas. Zůstaň nezaujatý a přátelský, přestože stále přináší respekt. Zahrajte si vděčnost za jeho čas.
