Záznamy o mzdách obsahují informace týkající se mezd a platů vyplácených zaměstnancům. Informace se často týkají jednoho účetního období. Společnosti budou muset vytvořit zvláštní účetní knihu pro mzdové informace. Dalším názvem pro tuto knihu může být výplatní žurnál. Časopis může obsahovat více informací než tradiční kniha. Každý účet obsahuje informace týkající se mezd, platů, dávek, daní ze mzdy a dalších informací. Společnosti obvykle potřebují nastavit účty výdajů a odpovědnosti.
Vytvořte účty kontrolující mzdy. Jedná se o účty hlavní knihy nejvyšší úrovně, které kontrolují každý účet pod ním. Kontrolním číslem účtu může být 200500 pro závazky a 600500 pro výdaje.
Použijte různá čísla účtů pro mzdy a platy. Mzdové účty by měly obsahovat informace pro zaměstnance placené hodinově. Účety platů by se měly vztahovat zejména na fixní náklady na pracovní sílu. Číslo účtu by mělo začínat na 200501 a 600501 (závazky a výdaje) a pokračovat tímto způsobem pro každý potřebný účet.
Seznamte každou daň ze mzdy samostatně na hlavní účetní knihu. Daň ze mzdy zahrnuje federální, státní, sociální zabezpečení, Medicare a nezaměstnanost. Vytvořte účet výdajů pro zaměstnavatele a příslušný účet závazků za každou daň.
Zaznamenejte položky mzdy za akruální bázi. Například připravte výplatní listinu na konci každé dvoutýdenní doby výplaty. Zveřejněte informace na příslušné účty nákladů a výdajů.
Omezte přístup k účetním knihám vedoucích účetních. Tito jedinci by měli být jediní, kteří mají přístup ke knize pro provedení změn.
