Písemné kancelářské postupy pomáhají podnikání běžet hladce a efektivněji. Základní postupy popisují postupy v kanceláři: postupy, kdo je provádí a co dělá. Kanceláře mají pokyny pro personální řízení, hotovostní vklady, příchozí a odchozí poštu, korespondenci a úhrady.
Správa denní pošty (Recepční)
Příchozí pošta se otevře a obsah je razítkem. Kontroly jsou umístěny v koši "K uložení". Pošta je seřazena podle příjemce a umístěna do koše.
Připravuje bankovní vklad a kopie přijatých šeků. Přílohy jsou sešity na kontrolní kopie. Poskytuje šeky a vkladové kopie a přílohy k pohledávkám.
Odchozí pošta je poštovní razítko a každý večer je doručena na poštu.
Postupy telefonu
Odpovězte na telefon třetím kroužkem. Standardní pozdrav je "Dobré ráno, společnost ABC, John mluví. Jak vám mohu pomoci?" Odpovězte "Jen chvíli" a podržte volajícího.
Zkontrolujte kancelářský kalendář pro chybějící zaměstnance. Pokud je nepřítomen, řekněte volajícímu a zeptejte se, zda mu může pomoci někdo jiný. Pokud je osoba v telefonu, oznámte volajícímu a předá hovor. Je-li linka zaneprázdněna, řekněte volajícímu a nabídněte hlasovou poštu nebo písemnou zprávu.
Zprávy obsahují jméno volajícího, čas a datum, důvod hovoru a číslo zpětného volání. Vložte zprávu do poštovního slotu příjemce.
Řízení kancelářských potřeb (tajemník)
Standardní zásoby jsou inventarizovány a objednané měsíčně. Kancelářský kalendář se kontroluje na pravidelné zasílání zásilek a veškeré potřebné dodávky. Připravuje formulář pro objednávku na objednávku kanceláře a správce kanceláře ji autorizuje před tím, než je umístěn.
U nestandardních dodávek vyplňte formulář žádosti o dodávky a předloží sekretářce.
Údržba kalendáře úřadu (tajemník)
Má zodpovědnost za kancelářský kalendář. Při plánování schůzky zkontrolujte kalendář konfliktů a zašlete žádost tajemníkovi.
Měsíční poštovní zásilky pro zákazníky, marketing a propagaci jsou uvedeny v kalendáři kanceláře. Zaměstnanci, kteří jsou za ně odpovědní, mohou posílat data sekretariátu.
E-mailová data cesty, absence zaměstnanců a dovolené pro sekretářku.
Cestovní náhrady, kontrola žádostí a platební karty
Cestovní náhrady jsou zpracovány týdně. Použijte schválený cestovní formulář. Zadejte datum výdajů, druh výdajů a důvod výdajů. Připojte čitelné příjmy na výdaje. Žádné částky nejsou uhrazeny bez potvrzení.
Pro neregulární kontroly použijte schválený formulář žádosti o kontrolu. Vyplňte informace o příjemci platby, datum potřebné, částku zkontrolujte a části odůvodnění. Získejte souhlas od manažera nebo účetního.
Kreditní karty jsou zpracovávány měsíčně. Pro každý nákup je potřeba vyúčtování. Zadejte své jméno, důvod výdajů a další identifikační údaje o potvrzení. Veškeré poplatky bez příjmů a osobních poplatků se odečtou od odměny zaměstnance.
Platby zákazníků a faktury
Dokončené zákaznické objednávky jsou dodávány A / R dvakrát denně od přepravního úředníka a fakturovány do konce pracovního dne.
Denní vklady přijaté do A / R jsou použity do konce pracovního dne.
