Mapování informací je jasná a efektivní dokumentační metoda pro společnosti, které již vyvinuly své postupy, politiky a podpůrné dokumenty. Podnikatelům, kteří právě začínají formalizovat své postupy, může také využít metoda dokumentace mapování informací. Mapování informací zjednodušuje dokumentaci tím, že zabraňuje duplicitě pokynů nebo informací mezi jednotlivými postupy. Poskytuje také formát pro uspořádání informací v dokumentu tak, aby byl snadněji pochopen. Převod dokumentace společnosti na formát informační mapy lze provést několika jednoduchými, i když časově náročnými kroky.
Zkontrolujte veškerou dokumentaci společnosti a systematicky organizujte obsah do kategorií obsahujících podobné pokyny. Upřesněte obsah kategorie odstraněním konfliktů a duplicit.
Například mnoho procedur má oddíl odpovědnosti. Pro tento typ obsahu byste sestavili všechny informace o "odpovědnosti" - všechny informace v celé dokumentaci. Při tom můžete vidět konflikty v odpovědnosti nebo oblastech, kde jedna odpovědnost překrývá jinou. Odtud zjednodušte obsah, abyste odstranili duplicity nebo konflikty. Další obsah, který je třeba zvážit, zahrnuje definice a bezpečnostní opatření.
Vytvořte centrální dokumenty nebo jiné úložiště informací řízené revizemi pro každý typ obsahu.
Vraťte se k příkladu odpovědnosti a vytvořte jeden dokument, který uvádí obsah odpovědnosti, který jste vylepšili v posledním kroku. Ujistěte se, že odkazujete na postupy, kde jsou prováděny odpovědnosti. Tím se zajistí, že dokumentace bude správně propojena.
Nyní, když je podobný obsah přemístěn do centrálního dokumentu, může být starý obsah odstraněn z původních postupů. Odstraňte starý obsah z původních postupů s odkazem na nový centrální referenční dokument.
Aktualizujte zbývající dokumentační obsah během procesu revize na formát mapovaného informací. Uspořádejte obsah dokumentu seskupením příslušných informací. Zahrnout podkapitoly. Použijte tabulky, pokud je to možné, aby bylo možné lépe vizualizovat obsah. Stanovte osvědčené postupy tím, že začleníte jakékoliv domorodé znalosti nebo kroky, které zaměstnanci zpravidla vykonávají, ale nebyli v postupu dokumentováni.
Tipy
-
Mapování informací se pohybuje od jednoduchých po složité a může být dále rozšířeno tím, že do managementu začlení měřitelnou zpětnou vazbu. Pro složitější implementaci lze profesionální služby z institucí, jako je zakládající společnost Information Mapping, Inc. využít k optimalizaci mapovaných nebo nemapových postupů. (Viz zdroje)
