Příchod počítačů přinesl revoluci v mnoha průmyslových odvětvích, přičemž kancelářská práce není výjimkou. Počítače pomohly zlepšit efektivitu a přesnost kancelářských pracovníků poskytováním různých softwarových a komunikačních funkcí, které pomáhají provádět pracovní úkoly. Počítače jsou nyní součástí téměř každé kanceláře, většina pracovišť nyní nemůže fungovat bez použití počítačů.
Sdělení
Interní a externí komunikace je mnohem jednodušší s použitím e-mailu a interních systémů pro zasílání zpráv na počítačích. Pracovníci úřadu jsou schopni rychle a efektivně předávat informace v kanceláři, protože většina kancelářských sestav má v jednotlivých počítačích výstražný systém při příjmu zprávy nebo e-mailu. Internet také výrazně rozšiřuje komunikační možnosti, díky Skype a dalším takovým messagingovým a komunikačním programům, které umožňují jednodušší a levnější vnitrostátní nebo nadnárodní videokonference a hovory.
Datové úložiště
Kapacita ukládání a vyhledávání dat v počítačích se zvyšuje a rozšiřuje, protože technologie se zlepšuje. Soubory lze snadno vyhledávat pomocí vyhledávacích funkcí a pevné disky mohou obsahovat nebývalé svazky souborů a dat. V kancelářích s rozsáhlými databázemi, jako jsou vlády, charitativní organizace nebo další členské sdružení, tato funkce ukládání a vyhledávání dat poskytuje neporovnatelné výhody oproti tradičnímu archivování papírových souborů, jako je snadnost a rychlost získávání informací, snadnost změny datových záznamů a snadné sledování změn provedených v záznamech zákazníků, členů nebo občanů.
Sítě
Podle webu Spam Laws je sdílení souborů jednou z klíčových výhod síťových počítačů v kancelářském prostředí. Kancelářská síť nebo vytvoření kancelářského intranetu znamená, že společná databáze souborů je přístupná všem uživatelům. To se týká také softwaru a správy počítačů, což výrazně snižuje náklady na kanceláře, protože si mohou koupit jeden síťový softwarový produkt místo toho, aby si musel zakoupit více kopií pro jednotlivé počítače. Vytváření sítí také poskytuje komunální přístup k tiskárnám, faxům a kopírovacím strojům.
Produktivita
Počítače v kancelářském prostředí výrazně zvyšují produktivitu. Podle webu Reference for Business počítače v kanceláři zvyšují produktivitu nejen v oblastech, jako je zpracování textu, správa dat a přístup k informacím, ale také při vytváření, shromažďování a konečném ukládání informací. Množství času, které většina zaměstnanců úřadu strávil u počítače, však způsobilo řadu opakujících se zdravotních problémů na oči, zápěstí a ruce.
