Stejně jako v mnoha oblastech moderního života, počítače transformovaly způsob, jakým se účetnictví provádí, a to jak pro osobní finance, tak pro malé a velké podniky. Namísto toho, aby se nekonečné řady manuálních záznamů a ruční výpočty prováděly, počítače provedly většinu účetního procesu automaticky po zadání základních údajů. Počítačové účetnictví však není bezpředmětné a výhody a nevýhody by měly být brány v úvahu před použitím počítačového účetnictví.
Zvýšená produktivita
Počítače jsou proslulé efektivitou a účetnictví není výjimkou tohoto pravidla. Použití počítačového účetnictví eliminuje duplicitní záznamy, ručně vedené knihy a poznámky a manuální výpočty, což šetří čas zaměstnanců a umožňuje stejnému personálu zvládnout větší počet transakcí a zpráv.
Automatizovaná generace sestav
Spíše než být nuceni vytvářet standardní finanční výkazy ručně pokaždé, když jsou potřebné, počítačové účetnictví umožňuje téměř okamžité vytvoření standardních přehledů, jako jsou zůstatky na účtech, zkušební zůstatky, hlavní knihy, výkazy zisku a ztráty a další typické požadavky na podávání zpráv.
Vylepšená přesnost
Protože tolik výpočtů je zapotřebí pro přesné účtování, počítače jsou ideálním řešením lidské chyby. Přestože při zadávání dat mohou být stále chyby, výpočty počítače zvýší přesnost a spolehlivost firemních přehledů.
Flexibilita a včasnost
Počítačové účetnictví vyniká při manipulaci s daty a poskytuje flexibilitu v sestavách a analýze dat, které ruční účtování nemůže odpovídat. A co víc, pokud jsou data zadána včas, mohou být okamžitě generovány aktualizované přehledy, které obsahují nejnovější informace společnosti.
Snadná ochrana dat
V případě, že jsou data poškozena nebo jsou zprávy poškozeny nebo ztraceny, počítačové účetnictví poskytuje okamžité obnovení ze zálohy a zajišťuje, aby se neztratily důležité informace. Digitální zálohy mohou být udržovány na místě nebo mimo provoz pro další ochranu důležitých informací.
Spokojenost zaměstnanců
Tím, že se vyloučí většina rutinních prací spojených s ručním účtováním, počítačové účetnictví umožňuje zaměstnancům soustředit se na širší úkoly a minimalizuje čas strávený děláním nudných opakujících se úkolů, jako jsou manuální výpočty. V důsledku toho mohou zaměstnanci očekávat větší spokojenost s prací.
Počáteční náklady
Navzdory mnoha výhodám je jednou nevýhodou počítačového účetnictví počáteční náklady na zavedení systému. Zatímco cena počítačů dramaticky klesala rok od roku, účetní software zůstává drahý a může stát tisíce dolarů.
Školení zaměstnanců
Počítačové účetní systémy také vyžadují specifický softwareový výcvik pro zaměstnance, přinášejí další výdaje na školení pro firmu a prodlužují dobu potřebnou k nasazení systému před tím, než bude možné jej využít.
Spolehlivost
Počítačové účetní systémy jsou přirozeně zranitelné v podobě počítačových virů, výpadků napájení a poruch hardwaru, které mohou mít vliv na spolehlivost a dostupnost systému. Oprava problémů s počítačem způsobí ztrátu času a produktivitu.
Problémy s nasazením
Podstatné obtíže pro podnik mohou být důsledkem jakéhokoli selhání správného nastavení účetního softwaru nebo při výběru špatného softwarového balíčku, který splňuje potřeby podniku.Může to mít za následek nedostatečné nebo nepřesné hlášení, které vyžadují ztracený čas k vyřešení problému nebo nasazení nového softwarového řešení.
