Pokud projekt nemá dobrý komunikační plán, je odsouzen k selhání. Primární odpovědnost manažera projektu je rozvíjet a organizovat efektivní a efektivní komunikační plán. To motivuje projektový tým a umožní, aby projekt byl proveden včas. Dobrý komunikační plán by měl vyvolat otevřenou a transparentní atmosféru, v níž se každý cítí pohodlně poskytovat nápady a vstupy. Projektový manažer, který se chová jako diktátor, bude sebevražedný.
Úvod
Vypracujte komunikační strategii: (1) Vypracujte a definujte projekt. Jako správce projektu jste primárním zdrojem informací. Vaším úkolem je účinně komunikovat, aby projektový tým směřoval a motivoval. (2) Vytvořte fórum, které umožňuje výměnu nápadů. Dovolte všem týmům vědět, že jejich přínos je cenný. Komunikace je dialog, nikoliv monolog. Komunikační plán by měl povzbudit a vyvolat interakci a vstupy všech zúčastněných. (3) Objasnění komunikačních cílů. Cíle dobré komunikace by měly umožnit, aby byl projekt dokončen účinně a včas. To pomůže předejít překvapení, vyhnout se duplicitě a odhalí opomenutí.
Delegovat odpovědnosti. Jednotliví členové projektového týmu by měli vědět, jaké jsou jejich konkrétní odpovědnosti a komu odpovídají. Každý by měl znát komunikační cíle.
Používejte různá média a metody, abyste aktualizovali komunikaci a informovali o tom všechny. Patří sem aktualizace e-mailu, poznámky k projektu, setkání tváří v tvář a pravidelné přehledy.
Nastavte časovou osu přehledů a recenzí. Kromě denní výměny informací naplánujte schůzky a termíny pro zprávy. To motivuje a strukturuje tým. Pomáhá také prioritizovat úkoly.
Přečtěte si komunikační plán, abyste zajistili jeho efektivní fungování. Vyhledejte vstup od týmu. Poskytují se potřebné informace včas. Pokud ne, jaké zlepšení lze provést, aby se zlepšila?
