Rozvoj kancelářských postupů prospěje vaší kanceláři nebo podnikání tím, že pomůžete vám a vašemu vedoucímu týmu normalizovat konkrétní operace. Kancelářské postupy pomáhají udržovat špičkovou kvalitu služeb a slouží jako příručka, která poskytuje potřebné informace pro zajištění kvality služeb. Vytváření jasných a přesných postupů je dosažitelné sledováním jednoduché sekvence plánování obsahu, psaním postupů, vypracováním příručky nebo příručky a sledováním všech revizí prováděných v těchto postupech. Kancelářské procedury mohou být napsány pro konkrétní kancelářskou funkci nebo pro správu celé kanceláře.
Položky, které budete potřebovat
-
Záznamník (volitelné)
-
Notebook a textový procesor
-
Kalendář nebo plánovač
Zapište si proč píšete postupy a kdo tyto postupy použije. Určete, jak často budou používány postupy nebo části procedur. Specifické pomáhá zaměřit a strukturovat úsilí v oblasti dokumentace.
Vytvořte plán pro shromažďování informací o tom, jaké úkoly jsou prováděny a jak často jsou úkoly dokončeny. Rozhovor odborníkům provádějícím úkoly a zaznamenávejte provedené kroky k dokončení každé činnosti v rámci úkolu. Pokud vytvoříte kroky od začátku, nakreslete jednoduchý vývojový diagram pracovníků kroků, který bude pokračovat od začátku až do konce dokončení úkolu.
Určete, kdy bude dokument doručen a zda bude v papírové nebo online podobě. Pro praktické účely jsou postupy na papíře ideální, protože slouží jako jednoduchá referenční příručka a jsou užitečné při tréninku v rámci procedur. Při vytváření postupů je struktura souborů a jednoduchá konvence pro pojmenování souborů užitečná.
Rozdělit postupy na úseky podle funkce. Vytvoření úkolů specifických pro danou funkci přiřazuje úlohu a odpovědnost osobě nebo oddělení, které musí úkol splnit.
Zadejte procedurální kroky potřebné k dokončení každého úkolu. Pomocí poznámek rozhovoru napsaných nebo zaznamenaných v kroku 2 napište činnost postupně tak, aby někdo mohl úspěšně dokončit činnost a úkol. Po dokončení dokumentace úkolů proveďte kontrolu pravopisu a zkontrolujte celý obsah. Je ideální, aby jeden či dva odborníci zkontrolovali přesnost dokumentu.
Proveďte potřebné opravy a vytvořte druhý nebo konečný návrh. Nezapomínejte na datum doručení dokumentu, proveďte konečnou kontrolu dokumentu a poté vytvořte konečný dokument pro tisk nebo online odkaz. Umístěte kopii do tříkruhového pojidla pro snadnou výměnu stránek při aktualizaci.
Tipy
-
Použití libovolných existujících informačních nebo vývojových diagramů úloh zkracuje čas potřebný k dokončení vývoje postupů a pomůže zajistit minimalizaci provozních chyb.
V průměru trvá přibližně 6 týdnů dokončení dokumentace a procesu kontroly.
