Komunitní služba je vznešená práce - ale často by se to nestalo bez výrazného zásahu, který se odehrává v zákulisí. Pořádání akce s veřejnou službou je mnohostranné úsilí a je zodpovědností předsedy věnovat se každému detailu. Předběžné plánování je zásadní, zahrnující vše od stanovení cílů až po delegování úkolů. Pokud seznamte s komponenty předem, zvýšíte pravděpodobnost úspěšnosti vaší události.
Vyberte příčinu. Mnoho typů projektů spadá do oblasti komunitních služeb. Některé nápady zahrnují projekty na podporu životního prostředí, podporu bezpečnosti, boj proti zločinu či pomoc bezdomovcům.
Zvažte hlavní důvod, proč je projekt zapotřebí. Pokud plánujete událost jménem organizace, zvažte, zda událost spadá do duchu jejího organizačního poslání.
Stanovte cíle. Určete specifické cíle projektu a ujistěte se, že jsou měřitelné. Měřitelné cíle vám pomohou vyhodnotit událost poté, co skončí.
Navrhněte událost. Vyberte datum, čas a místo konání. Pak zvážit, co to bude mít - například zajímavý mluvčí, jídlo nebo jedinečná aktivita - aby lidé považovali akci za zábavnou a užitečnou.
Zaměřte se na personální potřeby. Uveďte konkrétní povinnosti a kteří budou tyto povinnosti plnit. Přijměte dobrovolníky, abyste obsadili tato místa.
Seznam potřebných zdrojů, materiálů a zásob. Pro účely tvorby rozpočtu si uvědomte, zda každá položka bude věnována nebo zakoupena. Pokud jste darovali, zaznamenejte hodnotu v naturáliích.
Prostřednictvím písemné komunikace nebo osobních prezentací můžete pozvat potenciální partnery - např. Sponzory eventových událostí - k účasti na akci. Podělte se o přesvědčivý příběh o tom, jak váš projekt pozitivně ovlivní komunitu. Pak jim vysvětlíte, co mohou pomoci.
Dokončete navrhovaný rozpočet s uvedením všech očekávaných příjmů a výdajů. Zapojte všechny zdroje, materiály a zásoby z vašeho seznamu do rozpočtu výdajů. Ujistěte se, že hodnota darovaných položek se odráží v rozpočtu.
Propagujte událost. Komunikujte událost všemi možnými prostředky, jako jsou tiskové zprávy, direct mail, osobní pozvánky, plakáty, oznámení na webu a prostřednictvím různých sociálních médií. Jednoduchý word-of-mouth je také vysoce efektivní pro získání slova ven. Ujistěte se, že tuto událost propagujete na regionálních školách (je-li to vhodné), protože mnozí studenti jsou povinni vykonávat hodiny společenské služby a mohou být ochotni se účastnit.
Vytvořte alternativní plán v případě, že se něco pokazí - to nikdy neublíží mít plán B. Popište potenciální problémy (například špatné počasí), které by mohly bránit úspěšnému dokončení projektu. Pak formulujte řešení těchto problémů (například přesunutí události dovnitř).
Formulujte konkrétní akční plán. Seznamte se s konkrétními kroky k úspěšnému dokončení projektu. Zobrazit plánované datumy pro každý krok. Vymažte kroky pro den události do samostatného seznamu, protože to může být nejdůležitější a nejvíce odkazovaný seznam během samotné události.
