Je těžké sledovat podnikání, jak roste. To může být ještě více matoucí, když se pokoušíte porozumět tomu, jak se struktura změnila v průběhu času, například prostřednictvím rozšíření nebo administrativních změn. Mapování procesů pomáhá vedení zjistit změny pomocí diagramu. K tomu, aby byl diagram správný, je však nutno dodržovat určitá pravidla při vytváření procesní mapy.
Definujte symboly grafu
Každá mapa procesu obsahuje sadu symbolů, které představují různé úkoly. Než začnete vytvářet mapu procesů, je třeba tyto symboly definovat. Například ovály ukazují vstup na začátku procesu nebo výstup na konci procesu. Krabice nebo obdélníky ukazují úkoly nebo činnosti, které se během tohoto procesu odehrávají. Šipky ukazují tok směru a diamanty ukazují body v procesu, když jsou kladeny otázky nebo je třeba rozhodnutí. (Příklad naleznete v části Zdroje.)
Definujte proces
Zjistěte, kde proces začíná a kde končí. Mapování procesů se obvykle provádí, když měníte způsob, jakým lidé dělají svou práci, například přidáním automatizovaného procesu, když se vaše společnost spojí s jinou společností, když představujete novou produktovou řadu a potřebujete pochopit její dopad mít své zaměstnance, úkoly a technologie, a když se snažíte snížit náklady a zvýšit efektivitu. Určete, co se pokoušíte, co začnete, kdy končí, a podle toho pojmenujte mapu procesu.
Seznam kroků
Kroky mohou zobrazovat dostatečné informace nebo dostatek podrobností. Bez ohledu na to, jakou cestu zvolíte, zachovejte jednoduché znění. Napište každý krok ve formuláři "verb-object", například "akční plán".
Vytvořte sekvenci
Pomocí poznámek Post-It nebo indexových karet mapujte kroky zleva doprava ve formě diagramu. Nebojte se kreslení šípů nebo obrázků dosud. To se stane, jakmile budete mít vizuální představu o tom, jak bude vypadat vaše mapa.
Nakreslete diagram
Nakreslete symboly založené na pravidlech, která jste již načrtli pro každý tvar - oválové představují například vstup a výstup. Po zavedení symbolů nakreslete šipky. Pokud tvar vyžaduje více než jednu šipku, možná budete muset umístit rozhodovací diamant tam, abyste po dosažení tohoto kroku zjistili, že existují alternativy, které je třeba vzít v úvahu. Při kreslení grafu použijte systémový modelový přístup, kde každý krok je spojen s dalším krokem nebo výsledkem šipkou. Ujistěte se, že model je kompletní a obsahuje příslušné informace.
