Mapování obchodních procesů poskytuje vedoucím pracovníkům příležitost objasnit, jak jsou procesy skutečně prováděny. Odhaluje problémy, jako jsou úzká místa a variace v tom, jak proces provádí různé skupiny nebo jednotlivci. Vedoucí mohou také zjistit, zda způsob, jakým se proces skutečně provádí, liší od způsobu, jakým by měl být tento proces uskutečněn. Vytvoření procesní mapy, nazývané také vývojový diagram, je hlavní součástí procesu řízení a zlepšování procesů Six Sigma, ale může být přínosné i bez úplného rámce Six Sigma.
Shromažďujte informace od osob, které skutečně provádějí proces, jak se to dělá. Nezapomeňte zjistit, zda se opatření liší za různých okolností nebo u různých lidí. Zaměřte se na to, jak probíhá proces, nikoliv na to, jak se má dělat.
Určete, který typ procesní mapy chcete vytvořit. Základní vývojový diagram aktivit ukazuje tok kroků v procesu včetně rozhodovacích bodů, zatímco vývojový diagram zavádění také jasně popisuje zapojení různých skupin nebo lidí. Pro druhou skupinu vytvořte sloupce pro každou jednotlivou skupinu nebo skupinu a nakreslete každý krok v příslušném sloupci a označte, kdo provede tento krok.
Začněte svou obchodní obchodní mapu vykreslením oválného nebo zaobleného obdélníku, což je standardní symbol pro výchozí bod. Pro vývojový diagram činností nakreslete počáteční bod v levém horním rohu stránky papíru nebo stránky softwaru. Pro tabulku nasazení nakreslete v horní části příslušného sloupce.
Označte počáteční bod frázem označující, že se jedná o výchozí bod, například "Volání přijde" nebo dokonce jen "Start". Každá z vašich kroků bude označena tímto způsobem a měla by obsahovat sloveso, které by představovalo provedenou akci.
Vytvořte každý krok procesu tak, že nakreslíte obdélník a označíte ho. Každý krok by měl mít své vlastní zastoupení. Nekombinujte kroky v jednom tvaru pomocí slova "a" pro připojení více slov nebo akcí.
Připojte kroky šipkami, které ukazují směr toku procesů. To je v pořádku, pokud vaše mapa obtéká několik řádků, aby se vešly na stránku; šipky činí průtok zřejmý bez ohledu na fyzické uspořádání kroků.
Použijte tvar kosočtverce k reprezentaci rozhodovacího bodu, kdykoli další krok závisí na konkrétní situaci. Například mapa procesů pro online nákupní košík bude mít rozhodovací bod, který bude znamenat volbu zákazníka platit kreditní kartou nebo pomocí PayPal.
Uveďte kroky, které následují po bodě rozhodování, vytvořením pravoúhlých symbolů a jejich označením a přidáním šipek pro zobrazení toku procesů. Označte každou šipku vedoucí z rozhodovacího bodu, abyste objasnili podmínku, která vede k tomu, že se budete řídit touto cestou. V našem současném příkladu použijte označení "PayPal" pro jednu šipku a "kreditní kartu" pro druhou.
Přidejte konečný tvar oválného nebo zaobleného obdélníku označený jako "konec" jako poslední krok pro označení ukončení procesu.
Zkontrolujte mapu procesů a ujistěte se, že je správně čte. Také má několik lidí, kteří provádějí proces přezkoumání, aby se ujistil, že to přesně popisuje, co dělají.
Tipy
-
Programy jako Microsoft Visio mají speciální funkce pro vytváření procesních map, ale lze použít i jiné grafické programy nebo PowerPoint. Když poprvé shromažďujete informace o procesu, napište každý krok na malou lepkavou poznámku a poté je uspořádejte, aby zobrazil průběh procesu. Tato metoda může být jednodušší než pokus o vytvoření mapy procesu najednou od začátku. Pokud váš proces zahrnuje mnoho hand-off mezi skupinami nebo jednotlivci, můžete použít vývojový diagram zavádění, který explicitně ilustruje zapojení různých stran.
