Každý, kdo provozuje firmu, čelí výzvě, aby zaměstnanci podnikli správné kroky k tomu, aby tuto práci vykonali. To platí zejména pro společnosti, které vyrábějí výrobky nebo poskytují služby, vládní agentury, které musí prosazovat předpisy a organizace, jako jsou nemocnice, které jsou svěřeny zdraví pacientů. Jak tyto obavy přinášejí zajištění toho, aby zaměstnanci postupovali správnými kroky? Psali postupy kvality, které specifikují roli každého zaměstnance při zlepšování celkového výkonu.
Začněte tím, že porozumíte rozdílu mezi vnitřní a vnější kvalitou. Interní kvalita se týká pokusů společnosti zlepšit své vnitřní operace, například zlepšení řízení a výkonnosti zaměstnanců. Externí kvalita znamená úsilí společnosti udržovat vysokou úroveň spokojenosti zákazníků.
Zaměřte se na psaní procedur ke zlepšení vnitřní kvality. Zdůrazněte, že se musí účastnit všichni ve společnosti - od podpůrných pracovníků až po vedoucí pracovníky vyšší úrovně. Nezapomeňte však, že pokud projevíte skutečný zájem o reakce zaměstnanců na nové postupy, pravděpodobně budete inspirovat angažovanost zaměstnanců, což nakonec povzbudí morálku.
Poradit Mezinárodní organizaci pro normalizaci (ISO), která vydala příručky pro standardní použití pro výrobce a poskytovatele služeb. Podle společnosti Praxiom Research Group Limited, která interpretuje standardy ISO pro širokou veřejnost, ISO 9004 navrhuje, aby společnosti "vytvářely sociokulturní prostředí, které podporuje zlepšení." To znamená, že manažeři musí respektovat pomocný personál, aby získali rešpekt na oplátku, společnost musí sdílet firemní informace se zaměstnanci a že školitelé mohou povzbudit zaměstnance k lepší práci tím, že nastaví správný příklad.
Vyvinout systém pro měření zlepšení procesu kvality. ISO 9004 opět doporučuje, aby se společnosti naučily měřit spokojenost zákazníků a profesionální rozvoj zaměstnanců - hlavní součásti celkového systému řízení jakosti.
Zvažte návrhy společnosti GMP, světového lídra v oblasti správných výrobních postupů, pro společnosti, které se snaží opsat postupy kvality. GMP navrhuje, aby manažeři porozuměli každé práci předtím, než pro ni napsali postupy. Měly by uvést klíčové kroky, které musí zaměstnanci dodržovat při výkonu svých konkrétních úkolů.
Psát procedury kvality v běžném jazyce. Podle GMP "můžete zvýšit čitelnost postupu pomocí krátkých jednoduchých vět."
Naučte se, jak balí procedury tak, aby jim zaměstnanci věnovali pozornost. Například společnost GMP navrhuje, abyste podnikli další kroky k tomu, abyste navrhli zajímavé stránky, obsahové tabulky, indexy a atraktivní vizuální prvky.
Použijte obrázky v manuálech nebo pokynech pro zajištění kvality. Nejenže mohou obrázky usnadnit pochopení vašich pokynů, ale mohou být použity k zdůraznění důležitých bodů nebo k dalšímu vzbudení zájmu zaměstnanců.
