Přechod z manuálního na počítačové účtování je postup, který lze provést snadno a efektivně. Pokud je konec fiskálního roku, můžete začít s počátkem nového fiskálního roku. Není třeba zadávat data z předchozích období, s výjimkou účetní závěrky za rok. Pokud nejde o konec roku, musíte se rozhodnout, zda chcete počkat až do konce roku nebo vložit do systému všechny podrobné údaje až do tohoto bodu v roce.
Vyzkoušejte a rozhodněte o počítačovém vybavení, které budete potřebovat pro počítačový účetní systém. Většina počítačů dnes disponuje kapacitou pro malé a střední firmy. Ujistěte se, že počítač má pevný disk s několika gigabajty úložného prostoru. Jak čas plyne, počítačové záznamy budou růst a chcete počítač trvat několik let. Budete také chtít programy pro zpracování textu a tabulek, stejně jako funkce pro práci s internetem a e-mailem.
Nastavte počítačové zařízení a vytvořte připojení k Internetu. Tento krok je důležitý, protože všechny balíky účetních softwarů budou mít k dispozici online pomoc, pokud narazíte na problém. Také jako součást nastavení počítače vytvořit prostředky pro zálohování souborů. Měli byste si data zálohovat každý den nebo ještě častěji, když pracujete na něco kritického. Soubory lze jednoduše zálohovat na přenosných jednotkách. Je důležité si uvědomit, že účetní systém je databáze, ze které jsou informace získávány v případě potřeby.
Vyzkoušejte a rozhodněte, který účetní balík je nejlepší pro vaši firmu. Většina malých firem to dělá dobře s out-of-the-box softwarového balíčku, jako jsou QuickBooks nebo Peachtree.
Nastavte softwarový balíček podle vestavěných nabídek. Vytvořte účty účtů pro vaši hlavní knihu. Nastavte své bankovní účty a přidejte potřebné informace o vašich prodejcích a zákaznících.
Zadejte podrobné údaje o transakcích, které jsou nezbytné k aktualizaci počítačových knih. Budete muset zaúčtovat roční účetní závěrky za předchozí rok jako počáteční zůstatky za běžný rok. Poté zadávejte podrobné údaje o transakcích pro každý měsíc běžného roku, dokud nebudete aktuální. Je-li to konec roku, jednoduše nastavte počáteční zůstatky pro nový rok a pokračujte v práci, zadáním účetních údajů jako transakce a události. Nyní pracujete v počítačovém systému účetnictví.
Rozhodněte, zda chcete, aby účetní závěrka za předchozí rok vstoupila do systému. K poskytnutí historie v počítačích můžete přidat účetní závěrku z předchozích let. Můžete to udělat měsíčně, čtvrtletně nebo ročně několik let. Není třeba přidávat podrobná data o transakcích do historie, ale měla by se stát, že se do manuálních záznamů vrátí stopa.
