Podniky musí vést přesné záznamy o nákupech, výdajích, dlužných a jiných účetních faktorech. Tradičně podniky sledují účetní záznamy ručně, což může být časově náročné a drahé k dokončení. Vzhledem k tomu, že se firmy stále častěji obracejí na počítačové systémy účetnictví, můžete se začít zajímat, zda je to správné finanční rozhodnutí pro váš podnik. Zjistěte výhody a nevýhody počítačového účetnictví, abyste zjistili, zda může vaše podnikání pomáhat růst.
Přesnost
Počítačové účtování snižuje hranici lidské chyby, vytváří méně chyb a větší přesnost při sledování finančních prostředků vašeho podniku. Jelikož počítače vykonávají základní účetní funkce, je menší pravděpodobnost, že jednoduché lidské chyby způsobí vážné účetní problémy. Přesnost je jedním z hlavních výhod pro automatizované účetnictví, jelikož se společnosti musí spoléhat na správné výpočty, aby mohly přijímat kvalifikovaná obchodní rozhodnutí.
Přístup
Zvýšený přístup je dalším projektem v oblasti počítačového účetnictví.Díky přesným a sledovatelným záznamům lze zvýšit důvěryhodnost externích investorů a obchodních partnerů; společnosti mohou bezpečně a efektivně sdílet vybrané záznamy s příslušnými stranami prostřednictvím sdílení odkazu, hesla nebo elektronického souboru. Údaje z mnoha firemních oddělení mohou být snadno sdíleny pro větší transparentnost a větší přístup k informacím při rozhodování. Více než jedna osoba může zobrazit a manipulovat s počítačovými účetními záznamy bez rizika spojeného s vytvářením více kopií citlivých finančních dokumentů.
Odpovědnost
Dalším odborníkem v oblasti počítačového účetnictví je zvýšená odpovědnost. Když jsou účetní soubory uloženy a elektronicky zálohovány na externí pevný disk nebo externí počítačový systém, existuje menší riziko, že záznamy budou zničeny nebo ztraceny při požáru, poškození povodněmi či čištění. Dobře udržované a přesné obchodní záznamy vám mohou ušetřit čas a peníze během auditů, protože informace by měly být snadno dostupné.
Limity
Počítačové účetnictví má však své limity. Jeden souvislost s počítačovým účtováním spočívá v tom, že zatímco softwarové programy mohou být vybaveny k provádění sofistikovaných hodnocení finančních záznamů, stále budete potřebovat člověka, který rozumí podnikání, který rozumí softwaru a jeho schopnostem natolik, aby povolil zprávy. Přesnost zůstává problémem, když lidé musí stále zadávat data do požadovaných polí. Nesprávné čárky nebo desetinné čárky mohou způsobit vážné chyby v účetnictví, a to navzdory softwarovým mechanismům, které mají zachytit chyby.
Peníze
Další koncept spojený s počítačovým účtováním je nákladné nákupu dostatečných počítačů a účetního softwaru. Peníze ušetřené od placení dlouhých pracovních hodin zaměstnancům k ručnímu zaznamenávání účetních informací mohou být snadno ztraceny ve srovnání s vysokými náklady vysoce kvalifikovaných účetních, kteří jsou seznámeni se softwarem. Softwarové společnosti pravidelně vycházejí s novými aktualizovanými účetními systémy, které mohou být drahé, ale považovány za nezbytné kvůli zranitelnosti vůči chybám systému nebo přístupnosti hackerů ve starších verzích.
