Ať už provozujete charitu, vyhazujete každoroční svátky nebo začínáte nový vzdělávací program a potřebujete konzultanta, jsou primární nástroj pro získání pomoci. Požadavky na obchodní oznámení by měly být uváděny a stručné a měly by obsahovat všechny relevantní informace, které bude váš příjemce potřebovat k rozhodnutí a jednání. Dále budete muset vědět, že ve vaší oblasti máte právo na obžalobu, abyste se ujistili, že vše je nahoře.
Určete cíl vašeho dopisu. Požádáte o dary nebo hledáte nabídku na zakázku? Požadavky na žádosti jsou často zaměstnávány subjekty, jako jsou charitativní organizace hledající dary nebo podniky, které vyhledávají u potenciálních poskytovatelů nabídky pro konkrétní událost, iniciativu nebo program. Uveďte úplný seznam platných entit, kterým chcete dopis poslat, a ujistěte se, že splňují kritéria pro služby, které hledáte.
Přejděte na příslušné podrobnosti. Chcete-li požádat o nejlepší odpověď, měl by Váš dopis obsahovat konkrétní odkazy na služby, které hledáte. Tyto podrobnosti zahrnují datum a čas události nebo projektu a požadované úkoly. Dopis by měl také výslovně požadovat, aby příjemci provedli požadované úkoly. Pokud se jedná o snahu o získání finančních prostředků pro charitativní organizaci, buďte transparentní o tom, že žádáte peníze. Měli byste také ilustrovat minimální nebo standardní dar, který očekáváte. Pokud nemáte minimální dar, můžete tyto informace zahrnout také.
Přidat výhody. Řekněte subjektu v dopise, jaké výhody bude mít z účasti na vašem úsilí. Výhody mohou zahrnovat určitou formu publicity pro jeho podnikání nebo organizaci nebo veřejné uznání jeho skutků. Uveďte, jaký typ publicity bude, kde se bude zobrazovat a v jakém časovém rámci.
Učiňte prózu jasnou. Obsah a stylování dopisu musí být jasné, stručné a ohleduplné. Vyhněte se květinovému jazyku a nepříjemné větě a struktuře odstavců. Respektujte skutečnost, že vaše zamýšlené publikum je zaneprázdněno a budete chtít materiál přečíst efektivně a jednoduše.
Buďte si vědomi místních zákonů o přikládání. Mnoho států má zákony týkající se podnikání nebo peněz. Například, charitativní organizace může být požádána, aby se formálně zaregistrovala u státu předtím, než mohou být distribuovány písmena tohoto druhu. Věnovaná pozornost k těmto záležitostem nejenže zajistí, aby váš projekt probíhal legálně, ale také ušetří značné bolesti hlavy se státními a místními úředníky. Začněte s vaší státní kontrolou úřadu zjistit vaše práva a povinnosti.
