Změna fakturačních postupů vaší společnosti může mít vliv na to, jak podnikáte s mnoha zákazníky. Nemůžete jednoduše měnit plánované fakturační data, zvyšovat částky plateb nebo jinak upravovat své podmínky, aniž byste o tom informovali své zákazníky. V opačném případě budete čelit vyhlídkám na výzvy, stížnosti, ztrátu příjmů a negativní připomínky. Vypracujte dopis, který posíláte svým zákazníkům, takže poskytuje úplné odpovědi na otázku "kdo, co, kdy a kde" z vašich nových zásad.
Vyjasnit účel
Formální oznámení o procedurálních změnách by se měla otevřít s jasnými prohlášeními o zdroji informací, populaci, které ovlivňují, ao povaze změny. Chcete-li tento cíl dosáhnout, použijte hlavičkový papír společnosti, takže příjemce okamžitě zná svou identitu. Pokud nastavíte svou zprávu v softwaru pro zpracování textu jako projekt hromadné korespondence, můžete do každého dopisu zahrnout přizpůsobené pozvánky, abyste se vyhnuli obávanému úvodu "Vážený zákazníkovi", který depersonalizuje jakoukoli zprávu. Znovu potvrzte své ocenění pro podnikatele příjemce a vysvětlete základní zásady v krátkém prvním odstavci. Můžete například oznámit: "Vzhledem k tomu, že vás oceňujeme jako zákazníka, kontaktujeme vás, abychom vás informovali o nadcházející změně našich fakturačních postupů, které ovlivňují váš účet u nás."
Poskytněte podrobnosti
Po uvedení celkového předmětu komunikace se dostanete k bodu v následujícím odstavci. Vysvětlete - co nejrychleji - změnu, která přichází a jak se nová pravidla liší od starých. Zákazníci chtějí přesně vědět, jakým způsobem ovlivňují vaše zásady. Pokud neposkytnete jasné a logické vysvětlení, které odpovídá na všechny zjevné otázky, které vyvolává, telefon začne vyzvánět krátce poté, co vaše dopisy dorazí do poštovních schránek příjemců. Abyste se ujistili, že jste řešili všechny potřebné podrobnosti, požádejte přátele, kolegy nebo jiné cizince, aby si přečetli váš dopis ve svých prototypových fázích a upřesnili vaši zprávu ve světle všech otázek, které vznesou.
Potvrďte časování
Vymažte přesně, jakmile se změny projeví. Pokud zákazníci musí začít používat novou platební adresu účinnou s fakturačním cyklem za konkrétní měsíc, řekněte jim, že "Začněte platbou měsícem a rokem, zašlete prosím šek na adresu." Pokud zákazníci uvidí změnu v platebních podmínkách, řekněte jim: "Zvýšíme minimální platbu z číslo na počet procent z vašeho zůstatku od měsíce a roku." Abyste se vyhnuli nejasnostem, použijte tento prohlášení o časování, abyste změnu zopakovali a poskytli úplné datum, aby se váš dopis stal životaschopným budoucím odkazem na soubory zákazníků.
Udělejte to oficiální
Než uzavřete svůj dopis, ujistěte se pečlivě, ale přátelsky, že vaše změny nepředstavují volitelné podmínky. Zákazníci si musí uvědomit, že se nemohou opustit vaše postupy, s výjimkou uzavření svých účtů a že nadále s vámi obchodovat po datu změny potvrdí, že souhlasí s novými pravidly. Uveďte své jméno a kontaktní informace, a to i v případě, že se vše objeví jako součást hlavičkového papíru, a zdůrazněte, že vítáte volání zákazníků, pokud mají otázky nebo připomínky.
