Organizace, které mají zavedený proces řízení smlouvy, mohou šetřit čas a peníze, a proto mají výhodu na trhu. Jádrem zdravého řízení řízení smlouvy je centrální místo, kde je snadno přístupný veškerý smluvní jazyk.
Analyzujte smlouvu
Přezkoumejte smlouvu a ujistěte se, že obsahuje všechny relevantní informace. Pevná smlouva jasně definuje role a odpovědnost organizací a jednotlivců. Měla by uvádět všechny časové rámce a lhůty, určit, jak budou měřeny výstupy a jasně stanoveny způsoby platby.
Porozumět pozadí
Když se věnujete času na diskusi v rámci organizace, pomůžete definovat podmínky smlouvy a roli poskytovatele služeb. V případě potřeby se setkat s poskytovatelem služeb, abyste zjistili všechny nevyřešené problémy. Pevný vztah s poskytovatelem služeb může pomoci vytvořit smlouvu, která je přínosná pro obě strany.
Zavést monitorovací protokoly
Ujistěte se, že existují systémy pro shromažďování údajů, monitorování časových horizontů, oznamování výkonů a zajištění účetnictví. Dobře definované postupy šetří čas a peníze.
Získejte potřebnou dokumentaci
Na začátku smlouvy je nezbytné identifikovat všechny potřebné licence a dokumentaci, potvrdit, že jsou všechny informace aktuální a sdílet tyto informace s poskytovatelem služeb.
Informujte všechny strany
Členové týmu řízení a dalších zúčastněných stran by měli být zpočátku informováni o svých odpovědnostech v procesu uzavírání smluv. Povinnosti po celou dobu trvání smlouvy by měly být jasně vymezeny tak, aby všichni členové týmu pochopili své povinnosti.
Správa problémů
Při podpisu smlouvy by měly být vyřešeny všechny nevyřešené problémy, aby se během trvání smlouvy nezpůsobily problémy. Nevyřešené problémy v době podpisu smlouvy by měly být zapsány a dohodnuto je řešení a časový rámec. To je také vhodný čas k identifikaci smluvních položek, které budou ponechány pro budoucí vývoj. Každá položka, která vyžaduje změnu počáteční smlouvy, je třeba pečlivě zaznamenat a spravovat.
Posoudit přechod
V některých smlouvách bude existovat fáze přechodu. Na konci této fáze by se strany měly setkat, aby zhodnotily celkové plnění smlouvy. V některých případech je přechodným obdobím, kdy jsou uzavřeny konečné údaje o zakázce; v těchto případech je zásadní důkladné posouzení přechodného období. To je také čas určení smluvních ujednání, jako jsou zdroje, které budou potřebné.
Vyhodnoťte výkonnost
Řízení výkonu by mělo být kontinuální po celou dobu trvání smlouvy. Průběžné hodnocení údajů o výkonnosti, pokračování v práci a oprava toho, co není, pomůže znovu vytvořit smluvní podmínky, které budou prospěšné všem stranám.
Správa změn
Všechny smlouvy by měly obsahovat ustanovení o změnách, které by měly být povoleny pouze v určitých případech. Změny smluv by měly být vždy definovány písemně formálním dodatkem. Pro všechny varianty by měl být zaveden standardní proces řízení změn.
