Postupy front office by měly být přizpůsobeny vašemu podnikání. Například lékařská nebo stomatologická praxe bude vyžadovat různé postupy, než je advokátní kancelář, sběrná agentura, holičství nebo továrna. Udělejte si čas na vytvoření důkladného kontrolního seznamu, který se zabývá důležitými cíli a cíli front-office.
Základy
Pro podniky, které dostávají nepřetržitou komunikaci s klientem, by postupy front office měly odrážet celkové podnikatelské prostředí. Teplá a příjemná firma bude zdůrazňovat důležitost úsměvu a udržování profesionální telefonní etikety. Lékařské nebo zubní ordinace se silně opírají o stabilní toky pacienta. Proto by kancelář na klinice měla mít dostačující personál, aby kontrolovala pacienty, odpovídala na otázky pacienta osobně a telefonicky a zvládala odchod pacientů, včetně přijímání platebních a plánovacích následných postupů. Zvažte práci s telefonní službou pro zpracování hovorů po hodinách.
Plánování
Důležitou součástí řízení úspěšné kanceláře je vyřizování obchodních schůzek. Zaměstnanci front office by měli kontaktovat klienty den před jejich jmenováním a potvrdit plánovaný čas. Vytvoření seznamu zrušení nebo neúčasti, abyste mohli naplánovat další schůzky, aby vyloučili výpadky. Zaměstnanci front office v hotelu by měli udržovat přesné záznamy o místnostech, protože to přímo ovlivňuje pokojové a hospodaření. Zaměstnanci front officeu na základních, středních a vysokých školách by měli udržovat přesné záznamy studentů, včetně těch, které se týkají absencí studentů a návštěvníků.
Zlepšení
Průběžně vyhodnocovat postupy front office. Pokud najdete prostor pro zlepšení, vytvořte a implementujte vhodné strategie. Pokud je přední kancelář zaplavena voláním a nemůže vždy poskytovat vynikající služby zákazníkům, zvážit změnu telefonního systému (např. Pomocí počítače telefonního systému) nebo použití technologie rychlého zasílání zpráv pro zjištění dostupnosti pracovníků. Zjistěte, zda lze zlepšit správu případu v kanceláři před odbavením papíru.
