Fráze "interní poznámka" je zkratka pro "interní memorandum". Interní poznámky se používají k šíření informací a hromadným požadavkům lidí ve společnosti, oddělení nebo týmu. Interní poznámky upozorňují na problémy a řeší problémy mezi mnoha dalšími užitečnými funkcemi v organizaci.
Tipy
-
Při psaní interní poznámky je jednoduché a přejděte přímo k bodu.
Proč byste měli napsat vnitřní poznámku?
Interní poznámka je efektivní způsob, jak oslovit mnoho lidí v organizaci rychle a efektivně. S poznámkou můžete snadno provést následující:
- Objasnění nebo analýza subjektu.
- Vydávejte doporučení.
- Nastavte připomenutí.
- Dát instrukce.
- Přenášet materiály.
- Proveďte oznámení.
- Zprávy o emisích.
- Požádejte o příspěvky.
- Žádost o schválení.
Klíčem k efektivní interní poznámce je jednoduché. Vaše zpráva by měla být stručná a měla by být doručena v nekomplikovaném formátu, který jasně posílá zprávu. Vnitřní vzorek memoranda může zasílat výsledky celopodnikového průzkumu obědů v kavárně a nového, vylepšeného menu.
Jak vytvoříte vnitřní poznámku?
Můžete rychle vytvořit šablonu poznámky v aplikaci Word nebo najít interní vzorek memoranda online. Nadpis interního memoranda má čtyři klíčové komponenty. První je příjemce nebo příjemci této poznámky, před kterým je "TO". Druhý je zdrojem poznámky, před kterým je "FROM". Třetí je datum, před kterým je "DATE" a čtvrtá součást je předmětem poznámky, které předchází "SUBJECT".
Měli byste používat vlastní tituly a jména příjemců. Například pokud je Tom Maxwell předsedou, pak by měl být uveden jako "Tom Maxwell, předseda." Pokud je příliš mnoho jmen, můžete použít kvůli stručnosti "All Staff" nebo "Department Heads". Měli byste se také identifikovat jako zdroj výpovědi. Vaše jméno a název se řídí nadpisem "FROM". Nemusíte se na konci poznámky podepsat, ale můžete přidat vaše iniciály vedle vašeho jména jako forma ověřování.
Předmět příspěvku by měl obsahovat popisný text. Místo obecných výrazů, jako je "Zásady", byste měli napsat krátkou frázi typu "Nová politika účinná od 1. června 2018."
Jak píšete zprávu vnitřní poznámky?
Šablona poznámky v aplikaci Word vám může poskytnout rady pro formátování, ale nebude vám poskytovat rady ohledně obsahu. V zásadě vždy být stručné. Vaše vnitřní poznámka by měla obsahovat úvodní úvod, který popisuje účel memoranda. Pak byste měli popsat, co vyvolalo poznámku. Zaměřte se pouze na to, co příjemci potřebují znát, a na všechny akce, které potřebují, aby přijaly odpověď na tuto poznámku. Stále si nejste jisti, co psát? Postupujte podle tohoto interního příkladu:
Datum: 1. prosince 2018
Od: Maria Ruben
Komu: Zaměstnanci
Re: Nové hodiny platné 1. ledna 2019
Účelem této poznámky je upozornit pracovníky na to, že hodiny pracovní společnosti se mění. Po žádostech od mnoha zaměstnanců jsme se rozhodli prodloužit hodiny mimo typické pracovní hodiny pro ty, kteří by mohli skončit nadčasy v novém vývojovém projektu. Tělocvična bude nyní otevřena od 6:00 do 11:00. Pokud máte nějaké dotazy nebo připomínky, dejte nám vědět.
Maria Rubenová
Senior HR ředitel
Vždy se ujistěte, že ukončíte svou poznámku na zdvořilé poznámce a v případě potřeby vám pomůžete. Ukončete interní poznámku se stručným shrnutím, opakováním základních bodů a uzavřením výzvy k akci.
Ať už se jedná o dobrou nebo špatnou zprávu, je vždy lepší být zdvořilý, přesný, co nejdokonalejší a nabídnout pomoc pracovně náročným zaměstnancům, kteří ji možná potřebují. Pokud se potýkáte s formátováním nebo formulací, zkuste se podívat na některé šablony online poznámky pro Word a jděte odtud.
